Integritetspolicy

Vårt åtagande gällande din integritet

På rumi.coach är integritet inte bara en juridisk kryssruta – det är grunden som hela produkten bygger på. Du ombeds att prata ärligt om ditt inre liv, dina mål, dina rädslor och dina kamper. Detta kräver en miljö av fullständigt förtroende. Denna integritetspolicy förklarar exakt vad vi samlar in, varför vi samlar in det, vad vi inte samlar in och hur du alltid har kontroll.

Denna policy gäller för din användning av rumi.coachs webbplats, webbapplikation, iOS-applikation och Android-applikation (gemensamt kallade ”Tjänsten”), som drivs av RUMI LABS, LDA, ett privat aktiebolag registrerat i Portugal med säte på Travessa Velha do Picoto 125, 3700-638 Cesar (”rumi.coach”, ”vi”, ”oss” eller ”vår”).

rumi.coach är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som beskrivs i denna policy, i enlighet med förordning (EU) 2016/679 (den allmänna dataskyddsförordningen, ”GDPR”).

1. Vilka uppgifter vi samlar in och varför

1.1 Uppgifter du tillhandahåller vid kontoregistrering

När du skapar ett rumi.coach-konto ber vi om följande information:

Vi ber inte om ditt fullständiga juridiska namn, telefonnummer eller hemadress vid registreringen. Ditt föredragna namn är det enda namn vi sparar. (Du kan eventuellt lägga till ett telefonnummer senare — se avsnitt 1.2.)

Hur du loggar in: Du kan logga in med din e-postadress eller med ditt telefonnummer, i vilket fall vi skickar dig en engångskod — via e-post eller SMS — och lagrar inget lösenord alls, eller med Sign in with Apple eller Google Sign-In. Om du använder Apple eller Google får vi e-postadressen och, där du tillåter det, namnet som finns kopplat till det kontot — inget annat från din Apple- eller Google-profil. Sign in with Apple låter dig dölja din verkliga adress bakom Apples privata vidarebefordran, och om du gör det är vidarebefordringsadressen den enda vi någonsin sparar.

Vad du godkänner vid registrering: För att skapa ett konto måste du godkänna våra användarvillkor och, separat, bekräfta att du förstår att du pratar med en AI-coach — att ljudet av din röst skickas till våra servrar och bearbetas av våra tjänster inom Google Cloud så att Rumi kan svara högt, och att det du säger sparas i din profil som minnen. Marknadsföringsmejl är en tredje, helt valfri kryssruta. Vi registrerar datum och tid för vart och ett av dessa tre beslut på ditt konto. Om du loggar in med Apple eller Google, vilket hoppar över registreringsformuläret, ombeds du om samma tre innan du kan använda Tjänsten.

1.2 Uppgifter som samlas in under användning av tjänsten

Röstsessionsljud: Din röst bearbetas i realtid under en session så att Rumi kan förstå dig och svara högt. Själva ljudet lagras aldrig. Det bearbetas i minnet och försvinner i samma ögonblick som din session avslutas — vi lagrar inga inspelningar av någon session. Orden transkriberas medan du talar, eftersom det är så coachen förstår dig, men transkriptionen sparas inte heller: den existerar endast under sessionens varaktighet. Vad som överlever sessionen beskrivs i nästa stycke, och du ombeds att godkänna detta i appen före din första session.

Minnen: Från vad du säger sparar vi korta skriftliga anteckningar till din profil — det som är värt att komma ihåg om dina mål, din situation och vad som är viktigt för dig. Dessa är lagrad text, inte ljud, och det är de som gör Rumis coachning personlig över tid istället för att börja från noll varje session. Du kan radera dina minnen separat, utan att radera något annat, från Settings → Manage Data, och de raderas när du tar bort ditt konto.

Sessionssammanfattning och insikter: Vid slutet av en session behåller vi en kort skriftlig sammanfattning och insikterna från den, så att du kan se tillbaka på vad du arbetade med. Dessa lagras på ditt konto och du kan radera dem när som helst.

Sessionsresultat (Dashboard-data): De strukturerade resultat som genereras under dina sessioner — såsom vanelistor, målkartor, prioriteringar och reflektioner — lagras på ditt konto i din valda Google Cloud-region och är synliga i din Visual Clarity Dashboard. Du kontrollerar dessa uppgifter och kan radera någon eller alla av dem när som helst.

Sessionsmetadata: Vi lagrar begränsad teknisk metadata om sessioner, inklusive sessionsdatum, varaktighet i minuter och minuter som dragits från ditt saldo. Detta krävs för att korrekt hantera din minuttilldelning och fakturering.

Telefonnummer: Ett telefonnummer kan vara hur du loggar in — vi skickar en engångskod via SMS och du anger den istället för ett lösenord. Om ditt nummer är din inloggningsidentifierare, sparar vi det eftersom tjänsten inte kan låta dig logga in utan det (fullgörande av avtal), och vi använder det också, med stöd av våra berättigade intressen, för de få introduktionsmeddelanden via SMS som beskrivs i avsnitt 5 och som du när som helst kan stoppa genom att svara STOP. Du kan också lägga till ett nummer till ett konto du skapade på annat sätt; i så fall använder vi det endast för att skicka dig SMS-meddelanden relaterade till tjänsten, baserat på ditt samtycke (artikel 6.1 a), och du kan ta bort det när som helst i dina kontoinställningar, vilket drar tillbaka samtycket. Oavsett vilket använder vi aldrig ditt nummer för reklam och delar det aldrig med annonsörer.

Betalningsinformation: Vi ser eller lagrar aldrig dina betalkortsuppgifter. Köp som görs inuti iOS- eller Android-appen faktureras av Apple eller Google enligt deras egna integritetspolicyer, och allt vi får är en bekräftelse på att ett köp eller en förnyelse har skett — inget kortnummer, inga fyra sista siffror, ingen faktureringsadress. Köp som görs på vår webbplats faktureras av Paddle som ansvarig handlare. RevenueCat får köpbekräftelsen för att hålla reda på vad ditt konto har rätt till; de behandlar aldrig en betalning.

1.3 Uppgifter som samlas in automatiskt

När du besöker vår webbplats eller använder tjänsten samlar vi automatiskt in:

Logg- och enhetsdata: IP-adress, webbläsartyp och -version, operativsystem, enhetstyp, besökta sidor och tidsstämplar. Dessa uppgifter används för att upprätthålla tjänstens säkerhet och diagnostisera tekniska problem.

Analysdata (Google Analytics): Vi använder Google Analytics för att förstå hur besökare använder vår webbplats (inte upplevelsen i appen). Google Analytics samlar in uppgifter som besökta sidor, tid på sidan, ungefärlig geografisk plats (härledd från IP-adress) och enhets-/webbläsarinformation. Dessa uppgifter aggregeras och används enbart för att förbättra webbplatsen. Vi har aktiverat IP-anonymisering i vår Google Analytics-konfiguration.

Produktanalys i appen (PostHog, Mixpanel, Firebase Analytics): För att förstå hur appen faktiskt används, och var folk fastnar, registrerar vi vilka skärmar du öppnar och vilka åtgärder du vidtar — en session startades, en betalvägg visades, ett åtagande skapades. Utöver dessa händelser skickar vi din kontoidentifierare och en liten profil: din valda coach och röst, kön, en åldersgrupp snarare än ditt födelsedatum, språk, land, dataregion, tema, fokusområde, om inställningen är klar och när du registrerade dig.

Vad appintern analys aldrig får: innehållet i dina sessioner. Inget ljud, ingen transkription, inget minne, ingen Dashboard-text skickas någonsin till en analysleverantör — dessa händelser förmedlar det faktum att något hände och inget av det som sades.

Krasch- och diagnostikdata (Firebase Crashlytics): Om appen kraschar får vi kraschrapporten — enhetsmodell, operativsystemversion, appversion och den tekniska stackspårningen — så att vi kan åtgärda det.

Pushnotiser (Firebase Cloud Messaging): Om du tillåter notiser får din enhet en push-token som vi lagrar på ditt konto och använder för att skicka påminnelser och sessionsuppmaningar till dig. Att stänga av notiser i dina enhetsinställningar avslutar detta.

Tidszon: Appen skickar med din enhets tidszon i sina förfrågningar, och vi lagrar den på ditt konto så att påminnelser och meddelanden når dig vid en rimlig tid där du befinner dig.

2. Datalagring och Plats

Vid kontoskapande väljer du var dina personliga kontodata lagras:

• Europa: Google Cloud europe-west1 (Belgien)
• USA: Google Cloud us-central1 (Iowa)

Ditt val bestämmer den primära platsen för dina kontodata — dina instrumentpanelsutdata, minnen, sessionssammanfattningar, sessionsmetadata och kontoprofil — och den region där dina röstsessioner behandlas i realtid. De AI-tjänster vi använder körs inom Google Cloud i båda regionerna, så din session serveras från den region du valde. Detta är en permanent inställning per konto. Om du vill ändra din dataregion måste du kontakta oss på support@rumi.coach; detta kommer att kräva radering av ditt nuvarande konto och skapande av ett nytt.

Oavsett din valda region, skrivs röstljud aldrig till något lagringssystem någonstans. Det når vår backend inom Google Cloud, bearbetas i minnet och lämnar inte Google Cloud.

Google Cloud är certifierat enligt ISO 27001 och SOC 2, och behandlar data under ett databehandlingsavtal som uppfyller GDPR-kraven.

3. Internationella dataöverföringar

Om du väljer att lagra dina data i Förenta staterna (Iowa), kommer dina personuppgifter att överföras till och behandlas i Förenta staterna, som Europeiska kommissionen inte har bedömt tillhandahålla en likvärdig nivå av dataskydd som EU.

För att säkerställa att dina data förblir skyddade förlitar vi oss på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (SCCs) som den lagliga överföringsmekanismen för data som behandlas i USA-regionen. Du kan begära en kopia av de tillämpliga SCCs genom att kontakta oss på support@rumi.coach.

Om du väljer EU (Belgien) regionen, lämnar dina data inte Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

4. Rättsliga grunder för behandling (GDPR)

Vi behandlar dina personuppgifter endast när vi har en laglig grund för det enligt GDPR. De tillämpliga grunderna är:

• Uppfyllande av avtal (Art. 6.1(b)): Behandling som är nödvändig för att tillhandahålla Tjänsten till dig — kontohantering, leverans av sessioner, Dashboard, fakturering.
• Rättslig förpliktelse (Art. 6.1(c)): Behandling som krävs enligt lag — åldersverifiering, momsregister, efterlevnad av konsumenträttigheter.
• Berättigade intressen (Art. 6.1(f)): Behandling som är nödvändig för våra berättigade affärsintressen — förebyggande av bedrägerier, säkerhetsövervakning, tjänstens stabilitet och att hjälpa dig komma igång med Tjänsten som du har registrerat dig för genom de introduktionsmeddelanden som beskrivs i avsnitt 5 — där dessa intressen inte åsidosätts av dina rättigheter. Vi väger noggrant våra intressen mot din integritet i varje enskilt fall.
• Samtycke (Art. 6.1(a)): Där vi förlitar oss på samtycke — AI-behandlingen av din röst som beskrivs nedan, marknadsföringsmejl, ett valfritt telefonnummer, Google Analytics-cookies på webbplatsen — kan du när som helst återkalla det samtycket utan att påverka lagligheten av behandlingen före återkallandet.

AI-behandlingen av din röst bygger på ditt samtycke. Innan din första session måste du bekräfta, i en egen kryssruta och separat från att acceptera villkoren, att du förstår att du talar med ett AI-coachingsystem, att ljudet av din röst skickas till vår backend och behandlas av våra tjänster inom Google Cloud så att Rumi kan svara högt, och att det du säger sparas på din profil som minnen. Ingen session kan börja förrän du gör det, och datum och tid för detta samtycke registreras på ditt konto. Du återkallar det genom att radera ditt konto, vilket också raderar dina minnen; att återkalla det innebär att Tjänsten inte längre kan tillhandahållas, eftersom att tala med en AI-coach är hela Tjänsten.

Vi minimerar medvetet känsliga uppgifter: ljudet av din röst lagras aldrig, vi utför ingen biometrisk identifiering, vi använder inte din röst för att identifiera dig, och vi bygger inte hälsoprofiler eller drar slutsatser om hälsorelaterade egenskaper om dig. Dock kan det du väljer att säga under en session — och eventuella reflektioner du väljer att spara på din Dashboard — avslöja information om ditt känslomässiga välbefinnande. Om innehåll du tillhandahåller inkluderar särskilda kategorier av uppgifter (GDPR Art. 9), behandlar vi det enbart för att tillhandahålla Tjänsten till dig, på grundval av ditt uttryckliga samtycke (Art. 9.2(a)) som ges när du skapar ditt konto. Du kan återkalla detta samtycke när som helst genom att radera relevant innehåll eller ditt konto.

5. Hur Vi Använder Dina Data

Vi använder de uppgifter vi samlar in endast för följande ändamål:

• Tillhandahållande och underhåll av Tjänsten: Leverans av röstcoachningssessioner, generering av Dashboard-utdata, hantering av ditt konto och behandling av fakturering.
• Hantering av ditt minutsaldo: Spårning av sessionslängd och avdrag av minuter från din tillåtna mängd.
• Kundsupport: Svara på dina frågor och lösa problem som du tar upp med oss.
• Tjänstesäkerhet och förebyggande av bedrägerier: Upptäcka och förhindra obehörig åtkomst, missbruk eller bedräglig användning av Tjänsten.
• Rättslig efterlevnad: Uppfylla våra skyldigheter enligt portugisisk, EU-lagstiftning och tillämplig skattelagstiftning.
• Webbplatsanalys: Förstå hur besökare använder vår offentliga webbplats för att förbättra den (via Google Analytics, med ditt samtycke).
• Produkanalys i appen: Förstå vilka funktioner som används och var användare fastnar, så att vi kan förbättra appen (via PostHog, Mixpanel och Firebase Analytics, och aldrig inklusive innehållet i dina sessioner).
• Kraschdiagnostik: Mottagande av kraschrapporter så att vi kan åtgärda fel (via Firebase Crashlytics).
• Meddelanden: Skicka påminnelser och sessionsuppmaningar till din enhet, om du tillåter meddelanden (via Firebase Cloud Messaging).
• Tjänstekommunikation: Skicka dig transaktionsmejl såsom prenumerationsbekräftelser, betalningskvitton, varningar om minutsaldo och policyuppdateringar.
• Introduktionsmeddelanden: Medan ditt konto är nytt, en kort serie mejl — och, om du loggar in med ditt telefonnummer, några SMS — som ska hjälpa dig att genomföra din första session och, om du vill, ansluta WhatsApp eller Telegram. De upphör så snart du har gjort det de handlar om och avslutas senast två veckor efter att du registrerade dig. Mejl och SMS skickas endast mellan 9:00 och 21:00 i din tidszon, och vart och ett ger dig möjlighet att stoppa dem: via länken i varje mejl eller genom att svara STOP på ett SMS. Om du har anslutit WhatsApp eller Telegram når de dig där i stället. De innehåller inga erbjudanden och påverkas inte av det val om marknadsföringsmejl som du gjorde vid registreringen (berättigade intressen, Art. 6.1(f)).

Vi använder inte dina uppgifter för:

• Annonsering eller retargeting
• Försäljning till tredje part
• Träning av AI-modeller (dina sessioner används inte för att träna någon modell, inklusive den AI som driver rumi.coach)
• Profilering för automatiserat beslutsfattande som har rättsliga eller betydande effekter

6. Vem Vi Delar Dina Data Med

Vi säljer inte dina personuppgifter. Vi delar dem endast under följande begränsade omständigheter:

Tjänsteleverantörer (personuppgiftsbiträden): Vi samarbetar med ett litet antal betrodda tredjepartsleverantörer som behandlar data för vår räkning under strikta avtalsförpliktelser:

• Google Cloud Platform — molninfrastruktur, datalagring och de AI-tjänster som driver en session. Vår backend, dina kontodata och dina minnen finns alla här, i den region du valde (EU — Belgien, eller USA — Iowa), och rösttranskriptionen i realtid och AI-svarsgenereringen sker i samma region. Ditt sessionsljud når vår backend inom Google Cloud och behandlas där; det lämnar inte Google Cloud. Det behandlas tillfälligt för att driva din session, lagras aldrig som ljud och används aldrig för att träna någon modell.
• PostHog, Mixpanel — produktanalys för appen: vilka skärmar och åtgärder, plus den lilla kontoprofilen som beskrivs i avsnitt 1.3. Aldrig innehållet i dina sessioner.
• Google (Firebase Analytics, Crashlytics, Cloud Messaging) — appanvändningsanalys, kraschrapporter och leverans av push-meddelanden.
• RevenueCat — hantering av prenumerationsstatus
• Google Analytics — webbplatsanalys (anonymiserad, med ditt samtycke till cookies)
• SMTP2GO and SendGrid — e-postleverans (den ena fungerar som backup för den andra)
• Twilio — SMS-leverans: dina engångskoder för inloggning och introduktionsmeddelanden om du loggar in med telefon, och tjänstemeddelanden om du har lagt till ett nummer till ditt konto

Alla personuppgiftsbiträden är bundna av GDPR-kompatibla databehandlingsavtal och får endast behandla dina data för det specifika ändamål vi instruerar. Var och en av dem är kontraktsmässigt skyldig att skydda dina data till samma standard som anges i denna policy — samma eller en motsvarande skyddsnivå — och ingen av dem får använda dina data för egna ändamål, sälja dem eller träna sina egna modeller på dem. När ett personuppgiftsbiträde används förblir vi personuppgiftsansvariga och ansvarar gentemot dig för vad det gör med dina data.

Betalningsplattformar (självständiga personuppgiftsansvariga): Köpen faktureras av Apple (App Store), Google (Google Play), eller Paddle (handlare för webbplatsköp). Dessa plattformar behandlar dina betalnings- och faktureringsuppgifter enligt sina egna integritetspolicyer, och rumi.coach tar aldrig emot eller lagrar några av dina betalkortsuppgifter. Om dessa plattformar behandlar data utanför EES, gör de det under sina egna GDPR-överföringsskyddsåtgärder.

Rättsliga krav: Vi kan komma att lämna ut dina data om det krävs enligt lag, domstolsbeslut eller annan rättslig process, eller där det är nödvändigt för att skydda rumi.coachs eller andras rättigheter, säkerhet eller egendom. Vi kommer att meddela dig om sådan utlämning där det är lagligt tillåtet.

Företagsöverlåtelser: Vid en fusion, förvärv eller försäljning av hela eller delar av vår verksamhet kan dina data överföras som en del av den transaktionen. Vi kommer att meddela dig i förväg och dina rättigheter enligt denna policy kommer att fortsätta att gälla.

7. Datalagring

Vi behåller dina personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för det ändamål för vilket de samlades in, eller så länge lagen kräver det.

När du raderar ditt konto raderas dina minnen, sessionssammanfattningar, Dashboard-utdata och profildetaljer omedelbart som en del av den begäran, och i vilket fall som helst raderas all personlig information permanent inom 30 dagar, utom när vi är skyldiga enligt lag att behålla den (t.ex. betalningsuppgifter för skatteändamål). Det som kvarstår är en logg över sessionen utan innehåll – dess datum, varaktighet och de minuter den förbrukade – som vi behåller som affärs- och faktureringsunderlag och som inte längre identifierar dig.

8. Kakor

Vi använder endast kakor på vår offentliga webbplats. Vi använder inga kakor inuti coachingapplikationen utöver vad som är strikt nödvändigt för autentisering och sessionssäkerhet.

Strikt nödvändiga kakor: Krävs för att webbplatsen och applikationen ska fungera — autentisering, säkerhetstokens, sessionsstatus. Dessa kan inte inaktiveras.

Analyskakor (Google Analytics): Används för att förstå hur besökare navigerar på vår offentliga webbplats. Dessa placeras endast med ditt samtycke via vår kaka-banner. Du kan när som helst återkalla eller ändra ditt samtycke via Kakinställningar.

Vi använder inte annonskakor, spårningspixlar eller några tredjeparts marknadsföringskakor.

Kakor vi använder är:

Kakorernas varaktighet ovan är den maximala livslängden för kakan i din webbläsare. Analysdata i sig behålls av Google Analytics i upp till 14 månader (se Avsnitt 7).

9. Dina rättigheter enligt GDPR

Som registrerad enligt GDPR har du följande rättigheter, som du får utöva när som helst:

• Rätt till tillgång (art. 15): Begära en kopia av de personuppgifter vi har om dig.
• Rätt till rättelse (art. 16): Begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter.
• Rätt till radering (art. 17): Begära radering av dina personuppgifter ("rätten att bli bortglömd"), med förbehåll för våra lagliga lagringsskyldigheter.
• Rätt till begränsning (art. 18): Begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter under vissa omständigheter.
• Rätt till dataportabilitet (art. 20): Begära dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format för att överföra till en annan tjänst.
• Rätt att invända (art. 21): Invända mot behandling baserad på berättigade intressen, inklusive direktmarknadsföring.
• Rätt att återkalla samtycke: Om behandlingen baseras på samtycke (t.ex. analyscookies), kan du återkalla det när som helst.
• Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande (art. 22): Vi fattar inga automatiserade beslut som har rättsliga eller betydande effekter för dig.

Hur du utövar dina rättigheter: Du kan utöva någon av ovanstående rättigheter via dina kontoinställningar, eller genom att kontakta oss på support@rumi.coach. Vi kommer att svara inom 30 dagar. Vi kan be dig att verifiera din identitet innan vi behandlar din begäran.

Rätt att lämna in klagomål: Om du anser att vi inte har hanterat dina uppgifter lagenligt har du rätt att lämna in ett klagomål till den portugisiska dataskyddsmyndigheten:

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD)
Rua de São Bento, 148-3º
1200-821 Lisboa, Portugal
www.cnpd.pt

Du kan också kontakta dataskyddsmyndigheten i ditt bosättningsland om du befinner dig i en annan EU-medlemsstat.

10. Datasäkerhet

Vi implementerar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, ändring eller förstörelse. Dessa inkluderar:

• Kryptering av data under överföring (TLS) och i vila (AES-256) på Google Cloud
• Åtkomstkontroller som begränsar vem inom vårt team som kan komma åt personuppgifter
• Regelbundna säkerhetsgranskningar
• Endast minnesintern behandling av röstljud utan skrivåtgärder till något lagringssystem

Inget system är helt säkert. Om vi blir medvetna om en personuppgiftsincident som sannolikt påverkar dina rättigheter och friheter, kommer vi att meddela CNPD inom 72 timmar och informera dig utan onödigt dröjsmål, såsom krävs enligt GDPR Art. 33–34.

11. Barns integritet

Tjänsten riktar sig inte till någon under 16 år. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från någon under 16 år. Om vi blir medvetna om att vi av misstag har samlat in uppgifter från en användare under 16 år, kommer vi att radera dessa uppgifter och stänga kontot omgående. Om du tror att ett barn under 16 år har skapat ett konto, vänligen kontakta oss på support@rumi.coach.

12. Ändringar i denna policy

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy då och då. Om vi gör väsentliga ändringar kommer vi att meddela dig via e-post minst 14 dagar innan den nya policyn träder i kraft. Den uppdaterade policyn kommer alltid att finnas tillgänglig på rumi.coach/privacy-policy. Din fortsatta användning av tjänsten efter ikraftträdandedatumet utgör ett godkännande av den uppdaterade policyn. Om du inte godkänner kan du radera ditt konto innan ändringarna träder i kraft.

13. Kontakt

För alla integritetsrelaterade frågor, förfrågningar från registrerade eller funderingar, vänligen kontakta oss:

RUMI LABS, LDA
Travessa Velha do Picoto 125, 3700-638 Cesar
Cesar, Portugal

E-post: support@rumi.coach
Webbplats: rumi.coach/support

Vi strävar efter att svara på alla integritetsförfrågningar inom 5 arbetsdagar.