Integritetspolicy

Vårt åtagande gällande din integritet

På rumi.coach är integritet inte bara en juridisk kryssruta – det är grunden som hela produkten bygger på. Du ombeds att prata ärligt om ditt inre liv, dina mål, dina rädslor och dina kamper. Detta kräver en miljö av fullständigt förtroende. Denna integritetspolicy förklarar exakt vad vi samlar in, varför vi samlar in det, vad vi inte samlar in och hur du alltid har kontroll.

Denna policy gäller för din användning av rumi.coachs webbplats, webbapplikation, iOS-applikation och Android-applikation (gemensamt kallade ”Tjänsten”), som drivs av Rumi Labs, Lda, ett privat aktiebolag registrerat i Portugal med säte på Travessa Velha do Picoto 125, 3700-638 Cesar (”rumi.coach”, ”vi”, ”oss” eller ”vår”).

rumi.coach är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som beskrivs i denna policy, i enlighet med förordning (EU) 2016/679 (den allmänna dataskyddsförordningen, ”GDPR”).

1. Vilka uppgifter vi samlar in och varför

1.1 Uppgifter du lämnar vid kontoregistrering

När du skapar ett rumi.coach-konto ber vi om följande information:

Vi ber inte om ditt fullständiga juridiska namn, telefonnummer eller hemadress vid registrering. Ditt föredragna namn är det enda namn vi innehar. (Du kan eventuellt lägga till ett telefonnummer senare – se Avsnitt 1.2.)

1.2 Uppgifter som samlas in under användning av tjänsten

Röstsessionsljud: Din röst bearbetas i realtid under en session för att generera coachingsvar och strukturerade resultat (vanor, prioriteringar, mål, reflektioner). Röstljud lagras aldrig. Det bearbetas helt i minnet och raderas permanent i samma ögonblick som din session avslutas. Vi sparar inga inspelningar av någon session.

Sessionsresultat (Dashboard-data): De strukturerade resultat som genereras under dina sessioner — såsom vanelistor, målkartor, prioriteringar och reflektioner — lagras på ditt konto i din valda Google Cloud-region och är synliga i din Visual Clarity Dashboard. Du kontrollerar dessa uppgifter och kan radera allt eller delar av det när som helst.

Sessionsmetadata: Vi lagrar begränsad teknisk metadata om sessioner, inklusive sessionsdatum, varaktighet i minuter och minuter som dras från ditt saldo. Detta krävs för att korrekt hantera din minuttilldelning och fakturering. Innehållet i dina sessioner lagras aldrig.

Telefonnummer (valfritt): Du kan välja att lägga till ett telefonnummer till ditt konto efter registrering. Om du gör det använder vi det enbart för att skicka SMS-meddelanden relaterade till tjänsten, baserat på ditt samtycke (Art. 6.1(a)). Du kan när som helst ta bort ditt telefonnummer i dina kontoinställningar, vilket också återkallar samtycket.

Betalningsinformation: Vi lagrar inte dina betalkortsuppgifter. All prenumerations- och betalningshantering sköts av våra tredjepartsleverantörer, RevenueCat och Paddle, som behandlar dina uppgifter enligt deras egna integritetspolicyer. Vi mottar endast en transaktionsbekräftelse och de sista fyra siffrorna i ditt kort för referens.

1.3 Uppgifter som samlas in automatiskt

När du besöker vår webbplats eller använder tjänsten samlar vi automatiskt in:

Logg- och enhetsdata: IP-adress, webbläsartyp och -version, operativsystem, enhetstyp, besökta sidor och tidsstämplar. Dessa uppgifter används för att upprätthålla tjänstens säkerhet och diagnostisera tekniska problem.

Analysdata (Google Analytics): Vi använder Google Analytics för att förstå hur besökare använder vår webbplats (inte upplevelsen i appen). Google Analytics samlar in data som besökta sidor, tid på sidan, ungefärlig geografisk plats (härledd från IP-adress) och enhets-/webbläsarinformation. Dessa data aggregeras och används enbart för att förbättra webbplatsen. Vi har aktiverat IP-anonymisering i vår Google Analytics-konfiguration.

Vi använder ingen analys i själva coachingapplikationen. Ditt beteende i appen – vilka sessioner du gör, vad du säger, hur du använder Dashboard – spåras inte av något analysverktyg.

2. Datalagring och Plats

Vid skapandet av kontot väljer du var dina personliga kontodata lagras:

• Europa: Google Cloud europe-west1 (Belgien)
• USA: Google Cloud us-central1 (Iowa)

Ditt val bestämmer den primära platsen för dina kontodata – dina Dashboard-utdata, sessionsmetadata och kontoprofil – och den region där dina röstsessioner behandlas i realtid (vår AI-leverantör, Google Gemini, körs i båda regionerna). Detta är en permanent inställning per konto. Om du vill ändra din dataregion måste du kontakta oss på support@rumi.coach; detta kommer att kräva att ditt nuvarande konto raderas och ett nytt skapas.

Oavsett vilken region du har valt, sparas röstljud aldrig i något lagringssystem någonstans. Det behandlas endast i minnet.

Google Cloud är certifierat enligt ISO 27001 och SOC 2, och behandlar data under ett Databehandlingsavtal (Data Processing Addendum) som uppfyller GDPR-kraven.

3. Internationella dataöverföringar

Om du väljer att lagra dina data i Förenta staterna (Iowa), kommer dina personuppgifter att överföras till och behandlas i Förenta staterna, som Europeiska kommissionen inte har bedömt tillhandahålla en likvärdig nivå av dataskydd som EU.

För att säkerställa att dina data förblir skyddade förlitar vi oss på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (SCCs) som den lagliga överföringsmekanismen för data som behandlas i USA-regionen. Du kan begära en kopia av de tillämpliga SCCs genom att kontakta oss på support@rumi.coach.

Om du väljer EU (Belgien) regionen, lämnar dina data inte Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

4. Rättsliga grunder för behandling (GDPR)

Vi behandlar dina personuppgifter endast när vi har en laglig grund för att göra det enligt GDPR. De tillämpliga grunderna är:

• Uppfyllande av avtal (Artikel 6.1 b): Behandling nödvändig för att tillhandahålla Tjänsten till dig — kontohantering, sessionsleverans, Dashboard, fakturering.
• Rättslig förpliktelse (Artikel 6.1 c): Behandling som krävs enligt lag — åldersverifiering, momsredovisning, efterlevnad av konsumenträttigheter.
• Berättigade intressen (Artikel 6.1 f): Behandling nödvändig för våra berättigade affärsintressen — förebyggande av bedrägerier, säkerhetsövervakning, tjänststabilitet — där dessa intressen inte åsidosätts av dina rättigheter. Vi väger noggrant våra intressen mot din integritet i varje enskilt fall.
• Samtycke (Artikel 6.1 a): Där vi förlitar oss på samtycke (t.ex. Google Analytics-kakor på webbplatsen), får du när som helst återkalla det samtycket utan att påverka lagligheten av behandlingen före återkallandet.

Vi minimerar medvetet känsliga uppgifter: röstljud lagras aldrig, vi utför inte biometrisk identifiering och vi bygger inte hälsoprofiler eller drar slutsatser om hälsorelaterade egenskaper om dig. Dock kan det du väljer att säga under en session – och eventuella reflektioner du väljer att spara till din Dashboard – avslöja information om ditt känslomässiga välbefinnande. Där innehåll du tillhandahåller inkluderar särskilda kategorier av uppgifter (GDPR Artikel 9), behandlar vi det enbart för att tillhandahålla Tjänsten till dig, på grundval av ditt uttryckliga samtycke (Artikel 9.2 a) som ges när du skapar ditt konto. Du kan när som helst återkalla det samtycket genom att radera det relevanta innehållet eller ditt konto.

5. Hur vi använder din data

Vi använder den data vi samlar in endast för följande syften:

• Tillhandahållande och underhåll av Tjänsten: Leverera röstcoachningssessioner, generera Dashboard-utdata, hantera ditt konto och bearbeta fakturering.
• Hantera ditt minutsaldo: Spåra sessionslängd och dra av minuter från din tilldelning.
• Kundsupport: Svara på dina frågor och lösa problem som du tar upp med oss.
• Tjänstsäkerhet och förebyggande av bedrägerier: Upptäcka och förhindra obehörig åtkomst, missbruk eller bedräglig användning av Tjänsten.
• Juridisk efterlevnad: Uppfylla våra skyldigheter enligt portugisisk, EU- och tillämplig skattelagstiftning.
• Webbplatsanalys: Förstå hur besökare använder vår offentliga webbplats för att förbättra den (via Google Analytics, med ditt medgivande).
• Tjänstkommunikation: Skicka dig transaktionsmejl som prenumerationsbekräftelser, betalningskvitton, varningar om minutsaldo och policyuppdateringar.

Vi använder inte din data för:

• Annonsering eller retargeting
• Försäljning till tredje part
• Träning av AI-modeller (dina sessioner används inte för att träna någon modell, inklusive den AI som driver rumi.coach)
• Profilering för automatiserat beslutsfattande som ger juridiska eller betydande effekter

6. Vilka Vi Delar Dina Data Med

Vi säljer inte dina personuppgifter. Vi delar dem endast under följande begränsade omständigheter:

Tjänsteleverantörer (personuppgiftsbiträden): Vi samarbetar med ett litet antal betrodda tredjepartsleverantörer som behandlar data för vår räkning under strikta avtalsförpliktelser:

• Google Cloud Platform — molninfrastruktur och datalagring
• Google (Gemini, on Google Cloud) — transkription av röst i realtid och AI-svarsgenerering under sessioner, körs i din valda dataregion (EU — Belgien, eller USA — Iowa). Röstinnehåll behandlas temporärt för att driva din session och lagras aldrig eller används för att träna modeller.
• RevenueCat — hantering av prenumerationsstatus
• Google Analytics — webbplatsanalys (anonymiserad, med ditt samtycke till cookies)
• SMTP2GO och SendGrid — e-postleverans (en fungerar som backup för den andra)
• Twilio — SMS-leverans, endast om du lägger till ett telefonnummer till ditt konto

Alla personuppgiftsbiträden är bundna av GDPR-kompatibla personuppgiftsbiträdesavtal och får endast behandla dina data för det specifika ändamål vi instruerar.

Betalningsplattformar (självständiga personuppgiftsansvariga): Köp faktureras av Apple (App Store), Google (Google Play), eller Paddle (handlare för webbplatsköp). Dessa plattformar behandlar dina betalnings- och faktureringsdata enligt sina egna integritetspolicyer, och rumi.coach mottar eller lagrar aldrig dina fullständiga betalkortsuppgifter. När dessa plattformar behandlar data utanför EES, gör de det under sina egna GDPR-överföringsskyddsåtgärder.

Lagkrav: Vi kan lämna ut dina data om det krävs enligt lag, domstolsbeslut eller annan rättslig process, eller där det är nödvändigt för att skydda rättigheter, säkerhet eller egendom för rumi.coach eller andra. Vi kommer att meddela dig om sådan utlämnande där det är lagligt tillåtet.

Verksamhetsöverlåtelser: I händelse av en fusion, förvärv eller försäljning av hela eller delar av vår verksamhet kan dina data överföras som en del av den transaktionen. Vi kommer att meddela dig i förväg och dina rättigheter enligt denna policy kommer att fortsätta att gälla.

7. Datalagring

Vi behåller dina personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för det ändamål för vilket de samlades in, eller som krävs enligt lag.

När du raderar ditt konto raderas alla personuppgifter permanent inom 30 dagar, utom när vi enligt lag är skyldiga att behålla dem (t.ex. betalningsregister för skatteändamål).

8. Kakor

Vi använder endast kakor på vår offentliga webbplats. Vi använder inga kakor inuti coachingapplikationen utöver vad som är strikt nödvändigt för autentisering och sessionssäkerhet.

Strikt nödvändiga kakor: Krävs för att webbplatsen och applikationen ska fungera — autentisering, säkerhetstokens, sessionsstatus. Dessa kan inte inaktiveras.

Analyskakor (Google Analytics): Används för att förstå hur besökare navigerar på vår offentliga webbplats. Dessa placeras endast med ditt samtycke via vår kaka-banner. Du kan när som helst återkalla eller ändra ditt samtycke via Kakinställningar.

Vi använder inte annonskakor, spårningspixlar eller några tredjeparts marknadsföringskakor.

Kakor vi använder är:

Kakorernas varaktighet ovan är den maximala livslängden för kakan i din webbläsare. Analysdata i sig behålls av Google Analytics i upp till 14 månader (se Avsnitt 7).

9. Dina rättigheter enligt GDPR

Som registrerad enligt GDPR har du följande rättigheter, som du får utöva när som helst:

• Rätt till tillgång (art. 15): Begära en kopia av de personuppgifter vi har om dig.
• Rätt till rättelse (art. 16): Begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter.
• Rätt till radering (art. 17): Begära radering av dina personuppgifter ("rätten att bli bortglömd"), med förbehåll för våra lagliga lagringsskyldigheter.
• Rätt till begränsning (art. 18): Begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter under vissa omständigheter.
• Rätt till dataportabilitet (art. 20): Begära dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format för att överföra till en annan tjänst.
• Rätt att invända (art. 21): Invända mot behandling baserad på berättigade intressen, inklusive direktmarknadsföring.
• Rätt att återkalla samtycke: Om behandlingen baseras på samtycke (t.ex. analyscookies), kan du återkalla det när som helst.
• Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande (art. 22): Vi fattar inga automatiserade beslut som har rättsliga eller betydande effekter för dig.

Hur du utövar dina rättigheter: Du kan utöva någon av ovanstående rättigheter via dina kontoinställningar, eller genom att kontakta oss på support@rumi.coach. Vi kommer att svara inom 30 dagar. Vi kan be dig att verifiera din identitet innan vi behandlar din begäran.

Rätt att lämna in klagomål: Om du anser att vi inte har hanterat dina uppgifter lagenligt har du rätt att lämna in ett klagomål till den portugisiska dataskyddsmyndigheten:

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD)
Rua de São Bento, 148-3º
1200-821 Lisboa, Portugal
www.cnpd.pt

Du kan också kontakta dataskyddsmyndigheten i ditt bosättningsland om du befinner dig i en annan EU-medlemsstat.

10. Datasäkerhet

Vi implementerar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, ändring eller förstörelse. Dessa inkluderar:

• Kryptering av data under överföring (TLS) och i vila (AES-256) på Google Cloud
• Åtkomstkontroller som begränsar vem inom vårt team som kan komma åt personuppgifter
• Regelbundna säkerhetsgranskningar
• Endast minnesintern behandling av röstljud utan skrivåtgärder till något lagringssystem

Inget system är helt säkert. Om vi blir medvetna om en personuppgiftsincident som sannolikt påverkar dina rättigheter och friheter, kommer vi att meddela CNPD inom 72 timmar och informera dig utan onödigt dröjsmål, såsom krävs enligt GDPR Art. 33–34.

11. Barns integritet

Tjänsten riktar sig inte till någon under 16 år. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från någon under 16 år. Om vi blir medvetna om att vi av misstag har samlat in uppgifter från en användare under 16 år, kommer vi att radera dessa uppgifter och stänga kontot omgående. Om du tror att ett barn under 16 år har skapat ett konto, vänligen kontakta oss på support@rumi.coach.

12. Ändringar i denna policy

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy då och då. Om vi gör väsentliga ändringar kommer vi att meddela dig via e-post minst 14 dagar innan den nya policyn träder i kraft. Den uppdaterade policyn kommer alltid att finnas tillgänglig på rumi.coach/privacy-policy. Din fortsatta användning av tjänsten efter ikraftträdandedatumet utgör ett godkännande av den uppdaterade policyn. Om du inte godkänner kan du radera ditt konto innan ändringarna träder i kraft.

13. Kontakt

För alla integritetsrelaterade frågor, förfrågningar från registrerade eller funderingar, vänligen kontakta oss:

Rumi Labs, Lda
Travessa Velha do Picoto 125, 3700-638 Cesar
Cesar, Portugal

E-post: support@rumi.coach
Webbplats: rumi.coach/support

Vi strävar efter att svara på alla integritetsförfrågningar inom 5 arbetsdagar.