Personvernerklæring

Vårt engasjement for ditt personvern

Hos rumi.coach er personvern ikke en juridisk hake — det er fundamentet hele produktet er bygget på. Du blir bedt om å snakke ærlig om ditt indre liv, dine mål, din frykt og dine utfordringer. Dette krever et miljø med fullstendig tillit. Denne personvernerklæringen forklarer nøyaktig hva vi samler inn, hvorfor vi samler det inn, hva vi ikke samler inn, og hvordan du til enhver tid beholder kontrollen.

Denne policyen gjelder for din bruk av rumi.coach-nettstedet, nettapplikasjonen, iOS-applikasjonen og Android-applikasjonen (samlet kalt «Tjenesten»), drevet av Rumi Labs, Lda, et privat aksjeselskap registrert i Portugal med registrert kontoradresse i Travessa Velha do Picoto 125, 3700-638 Cesar («rumi.coach», «vi», «oss» eller «vår»).

rumi.coach er behandlingsansvarlig for personopplysningene beskrevet i denne policyen, som definert under forordning (EU) 2016/679 (generell personvernforordning, «GDPR»).

1. Hvilke data vi samler inn og hvorfor

1.1 Data du oppgir ved kontoregistrering

Når du oppretter en rumi.coach-konto, ber vi om følgende informasjon:

Vi ber ikke om ditt fulle juridiske navn, telefonnummer eller hjemmeadresse ved registrering. Ditt foretrukne navn er det eneste navnet vi lagrer. (Du kan valgfritt legge til et telefonnummer senere – se Avsnitt 1.2.)

1.2 Data samlet inn under bruk av tjenesten

Lyd fra stemmesesjoner: Din stemme behandles i sanntid under en sesjon for å generere coachingsvar og strukturerte resultater (vaner, prioriteringer, mål, refleksjoner). Stemmeopptak lagres aldri. Det behandles fullstendig i minnet og slettes permanent i det øyeblikket sesjonen din avsluttes. Vi lagrer ingen opptak av noen sesjon.

Sesjonsresultater (Dashboard-data): De strukturerte resultatene som genereres under sesjonene dine – som vanelister, målveikart, prioriteringer og refleksjoner – lagres på kontoen din i din valgte Google Cloud-region og er synlige i ditt Visual Clarity Dashboard. Du kontrollerer disse dataene og kan slette hele eller deler av dem når som helst.

Sesjonsmetadata: Vi lagrer begrenset teknisk metadata om sesjoner, inkludert sesjonsdato, varighet i minutter, og minutter trukket fra saldoen din. Dette er nødvendig for å administrere din minuttkvote og fakturering nøyaktig. Innholdet i sesjonene dine lagres aldri.

Telefonnummer (valgfritt): Du kan velge å legge til et telefonnummer på kontoen din etter registrering. Hvis du gjør det, bruker vi det utelukkende til å sende deg SMS-meldinger relatert til Tjenesten, basert på ditt samtykke (Art. 6(1)(a)). Du kan fjerne telefonnummeret ditt når som helst i kontoinnstillingene dine, noe som også trekker tilbake samtykket.

Betalingsinformasjon: Vi lagrer ikke dine betalingskortdetaljer. All abonnements- og betalingsbehandling håndteres av våre tredjepartsbehandlere, RevenueCat og Paddle, som behandler dine data under deres egne personvernregler. Vi mottar kun en transaksjonsbekreftelse og de fire siste sifrene av kortet ditt for referanse.

1.3 Data samlet inn automatisk

Når du besøker nettstedet vårt eller bruker Tjenesten, samler vi automatisk inn:

Logg- og enhetsdata: IP-adresse, nettlesertype og -versjon, operativsystem, enhetstype, besøkte sider og tidsstempler. Disse dataene brukes til å opprettholde tjenestens sikkerhet og diagnostisere tekniske problemer.

Analysedata (Google Analytics): Vi bruker Google Analytics for å forstå hvordan besøkende bruker nettstedet vårt (ikke opplevelsen i appen). Google Analytics samler inn data som besøkte sider, tid på siden, omtrentlig geografisk plassering (avledet fra IP-adresse) og enhets-/nettleserinformasjon. Disse dataene aggregeres og brukes utelukkende for å forbedre nettstedet. Vi har aktivert IP-anonymisering i vår Google Analytics-konfigurasjon.

Vi bruker ikke analyse inne i selve coachingapplikasjonen. Din atferd i appen – hvilke sesjoner du utfører, hva du sier, hvordan du bruker Dashboardet – spores ikke av noe analyseverktøy.

2. Datalagring og Sted

Ved opprettelse av konto velger du hvor dine personlige kontodata lagres:

• Europa: Google Cloud europe-west1 (Belgia)
• USA: Google Cloud us-central1 (Iowa)

Ditt valg bestemmer den primære plasseringen av kontodataene dine — dine dashbordutdata, sesjonsmetadata og kontoprofil — og regionen der talesesjonene dine behandles i sanntid (vår AI-leverandør, Google Gemini, kjører i begge regioner). Dette er en permanent innstilling per konto. Hvis du ønsker å endre dataregionen din, må du kontakte oss på support@rumi.coach; dette vil kreve sletting av din nåværende konto og opprettelse av en ny.

Uavhengig av din valgte region, skrives stemmeaudio aldri til noe lagringssystem noe sted. Det behandles kun i minnet.

Google Cloud er sertifisert under ISO 27001 og SOC 2, og behandler data i henhold til et databehandlingsvedlegg som overholder GDPR-kravene.

3. Internasjonale dataoverføringer

Hvis du velger å lagre dataene dine i USA (Iowa), vil dine personlige data bli overført til og behandlet i USA, som Europakommisjonen ikke har fastslått å tilby et tilsvarende nivå av databeskyttelse som EU.

For å sikre at dataene dine forblir beskyttet, forholder vi oss til Europakommisjonens standardkontraktbestemmelser (SCCs) som den juridiske overføringsmekanismen for data behandlet i USA-regionen. Du kan be om en kopi av de gjeldende SCCs ved å kontakte oss på support@rumi.coach.

Hvis du velger EU (Belgia)-regionen, forlater dataene dine ikke Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet.

4. Rettslig grunnlag for behandling (GDPR)

Vi behandler dine personopplysninger kun når vi har et lovlig grunnlag for å gjøre det i henhold til GDPR. De gjeldende grunnlagene er:

• Oppfyllelse av kontrakt (Art. 6(1)(b)): Behandling som er nødvendig for å levere Tjenesten til deg — kontoadministrasjon, sesjonslevering, dashbord, fakturering.
• Rettslig forpliktelse (Art. 6(1)(c)): Behandling som er lovpålagt — aldersverifisering, MVA-regnskap, overholdelse av forbrukerrettigheter.
• Berettigede interesser (Art. 6(1)(f)): Behandling som er nødvendig for våre berettigede forretningsinteresser — forebygging av svindel, sikkerhetsovervåking, tjenestestabilitet — der disse interessene ikke overstyres av dine rettigheter. Vi veier nøye våre interesser opp mot ditt personvern i hvert enkelt tilfelle.
• Samtykke (Art. 6(1)(a)): Der vi baserer oss på samtykke (f.eks. Google Analytics-informasjonskapsler på nettstedet), kan du trekke tilbake samtykket når som helst uten å påvirke lovligheten av behandlingen før tilbaketrekkingen.

Vi minimerer bevisst sensitive data: stemmelyd lagres aldri, vi utfører ikke biometrisk identifikasjon, og vi bygger ikke helseprofiler eller utleder helserelaterte egenskaper om deg. Imidlertid kan det du velger å si i en sesjon — og eventuelle refleksjoner du velger å lagre på dashbordet ditt — avsløre informasjon om din emosjonelle velvære. Der innhold du oppgir inkluderer særlige kategorier av personopplysninger (GDPR Art. 9), behandler vi det utelukkende for å levere Tjenesten til deg, basert på ditt uttrykkelige samtykke (Art. 9(2)(a)) gitt når du oppretter kontoen din. Du kan trekke tilbake samtykket når som helst ved å slette det relevante innholdet eller kontoen din.

5. Hvordan Vi Bruker Dataene Dine

Vi bruker dataene vi samler inn kun til følgende formål:

• Levering og vedlikehold av Tjenesten: Levering av stemmecoaching-økter, generering av Dashboard-resultater, administrasjon av kontoen din og behandling av fakturering.
• Administrasjon av minuttbalansen din: Sporing av øktvarighet og trekke minutter fra din kvote.
• Kundestøtte: Svare på spørsmålene dine og løse problemer du tar opp med oss.
• Tjenestesikkerhet og svindelforebygging: Oppdage og forhindre uautorisert tilgang, misbruk eller svindelaktig bruk av Tjenesten.
• Juridisk overholdelse: Oppfylle våre forpliktelser i henhold til portugisisk, EU og gjeldende skatterett.
• Nettstedanalyse: Forstå hvordan besøkende bruker vårt offentlige nettsted for å forbedre det (via Google Analytics, med ditt samtykke).
• Tjenestekommunikasjon: Sende deg transaksjons-e-poster som abonnementsbekreftelser, betalingskvitteringer, minuttbalansevarsler og retningslinjeoppdateringer.

Vi bruker ikke dataene dine til:

• Annonsering eller retargeting
• Salg til tredjeparter
• Trening av AI-modeller (øktene dine brukes ikke til å trene noen modell, inkludert AI-en som driver rumi.coach)
• Profilering for automatisert beslutningstaking som gir juridiske eller betydelige effekter

6. Hvem vi deler dine data med

Vi selger ikke dine personlige data. Vi deler dem kun under følgende begrensede omstendigheter:

Tjenesteleverandører (databehandlere): Vi samarbeider med et lite antall betrodde tredjepartsleverandører som behandler data på våre vegne under strenge kontraktsmessige forpliktelser:

• Google Cloud Platform — skyinfrastruktur og datalagring
• Google (Gemini, på Google Cloud) — stemmetranskripsjon i sanntid og AI-responsgenerering under økter, kjører i din valgte dataregion (EU — Belgia, eller USA — Iowa). Stemmeinnhold behandles flyktig for å drive økten din og blir aldri lagret eller brukt til å trene modeller.
• RevenueCat — administrasjon av abonnementsstatus
• Google Analytics — nettstedsanalyse (anonymisert, med ditt samtykke til informasjonskapsler)
• SMTP2GO og SendGrid — e-postlevering (den ene fungerer som backup for den andre)
• Twilio — SMS-levering, kun hvis du legger til et telefonnummer på kontoen din

Alle databehandlere er bundet av GDPR-kompatible databehandleravtaler og kan kun behandle dine data for det spesifikke formålet vi instruerer.

Betalingsplattformer (uavhengige behandlingsansvarlige): Kjøp faktureres av Apple (App Store), Google (Google Play), eller Paddle (registrert forhandler for nettstedskjøp). Disse plattformene behandler dine betalings- og faktureringsdata under sine egne personvernregler, og rumi.coach mottar eller lagrer aldri dine fullstendige betalingskortdetaljer. Der disse plattformene behandler data utenfor EØS, gjør de det under sine egne GDPR-overføringsgarantier.

Juridiske krav: Vi kan utlevere dine data hvis det kreves av lov, rettskjennelse eller annen rettslig prosess, eller der det er nødvendig for å beskytte rettighetene, sikkerheten eller eiendommen til rumi.coach eller andre. Vi vil varsle deg om enhver slik utlevering der det er juridisk tillatt å gjøre det.

Virksomhetsoverføringer: I tilfelle en fusjon, oppkjøp eller salg av hele eller deler av virksomheten vår, kan dine data overføres som en del av den transaksjonen. Vi vil varsle deg på forhånd, og dine rettigheter under denne policyen vil fortsette å gjelde.

7. Datalagring

Vi lagrer dine personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller som loven krever.

Når du sletter kontoen din, blir alle personopplysninger permanent slettet innen 30 dager, unntatt der vi er pålagt ved lov å beholde dem (f.eks. betalingsopplysninger for skattemessige formål).

8. Informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler kun på vår offentlige nettside. Vi bruker ikke informasjonskapsler i coaching-applikasjonen utover det som er strengt nødvendig for autentisering og sesjonssikkerhet.

Strengt nødvendige informasjonskapsler: Nødvendige for at nettstedet og applikasjonen skal fungere — autentisering, sikkerhetstokener, sesjonstilstand. Disse kan ikke deaktiveres.

Analysekapsler (Google Analytics): Brukes for å forstå hvordan besøkende navigerer på vår offentlige nettside. Disse plasseres kun med ditt samtykke via vårt informasjonskapselbanner. Du kan trekke tilbake eller endre ditt samtykke når som helst via Informasjonskapselinnstillinger.

Vi bruker ikke reklamekapsler, sporingspiksler eller tredjeparts markedsføringskapsler.

Informasjonskapslene vi bruker er:

Informasjonskapselvarighetene ovenfor er den maksimale levetiden for informasjonskapselen i nettleseren din. Selve analysedataene beholdes av Google Analytics i opptil 14 måneder (se Avsnitt 7).

9. Dine rettigheter under GDPR

Som registrert under GDPR har du følgende rettigheter, som du kan utøve når som helst:

• Rett til innsyn (Art. 15): Be om en kopi av personopplysningene vi har om deg.
• Rett til retting (Art. 16): Be om korrigering av unøyaktige eller ufullstendige data.
• Rett til sletting (Art. 17): Be om sletting av personopplysningene dine ("retten til å bli glemt"), med forbehold om våre lovpålagte lagringsforpliktelser.
• Rett til begrensning (Art. 18): Be om at vi begrenser behandlingen av dataene dine under visse omstendigheter.
• Rett til dataportabilitet (Art. 20): Be om dataene dine i et strukturert, maskinlesbart format for overføring til en annen tjeneste.
• Rett til å protestere (Art. 21): Protester mot behandling basert på legitime interesser, inkludert direkte markedsføring.
• Rett til å trekke tilbake samtykke: Der behandlingen er basert på samtykke (f.eks. analyttiske informasjonskapsler), kan du trekke det tilbake når som helst.
• Rett til ikke å være gjenstand for automatiserte avgjørelser (Art. 22): Vi tar ingen automatiserte avgjørelser som har juridiske eller betydelige virkninger for deg.

Slik utøver du dine rettigheter: Du kan utøve hvilken som helst av de ovennevnte rettighetene via dine kontoinnstillinger, eller ved å kontakte oss på support@rumi.coach. Vi vil svare innen 30 dager. Vi kan be deg om å bekrefte identiteten din før vi behandler forespørselen din.

Rett til å klage: Hvis du mener vi ikke har behandlet dataene dine lovlig, har du rett til å klage til den portugisiske datatilsynsmyndigheten:

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD)
Rua de São Bento, 148-3º
1200-821 Lisboa, Portugal
www.cnpd.pt

Du kan også kontakte datatilsynsmyndigheten i ditt bostedsland hvis du befinner deg i en annen EU-medlemsstat.

10. Datasikkerhet

Vi iverksetter passende tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dine personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap, endring eller ødeleggelse. Disse inkluderer:

• Kryptering av data under overføring (TLS) og i hvile (AES-256) på Google Cloud
• Tilgangskontroller som begrenser hvem i teamet vårt som kan få tilgang til personopplysninger
• Regelmessige sikkerhetsvurderinger
• Kun in-memory-behandling av stemmelyd uten skriveoperasjoner til noe lagringssystem

Ingen systemer er perfekt sikre. Hvis vi blir oppmerksomme på et databrudd som sannsynligvis vil påvirke dine rettigheter og friheter, vil vi varsle CNPD innen 72 timer og varsle deg uten unødig forsinkelse, som kreves av GDPR Artikkel 33–34.

11. Barns personvern

Tjenesten er ikke rettet mot noen under 16 år. Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra noen under 16 år. Hvis vi blir oppmerksomme på at vi utilsiktet har samlet inn data fra en bruker under 16 år, vil vi slette disse dataene og lukke kontoen umiddelbart. Hvis du mener et barn under 16 år har opprettet en konto, vennligst kontakt oss på support@rumi.coach.

12. Endringer i denne policyen

Vi kan oppdatere denne personvernpolicyen fra tid til annen. Hvis vi gjør vesentlige endringer, vil vi varsle deg via e-post minst 14 dager før den nye policyen trer i kraft. Den oppdaterte policyen vil alltid være tilgjengelig på rumi.coach/privacy-policy. Din fortsatte bruk av tjenesten etter ikrafttredelsesdatoen utgjør aksept av den oppdaterte policyen. Hvis du ikke godtar, kan du slette kontoen din før endringene trer i kraft.

13. Kontakt

For spørsmål knyttet til personvern, forespørsler fra registrerte, eller bekymringer, vennligst kontakt oss:

Rumi Labs, Lda
Travessa Velha do Picoto 125, 3700-638 Cesar
Cesar, Portugal

E-post: support@rumi.coach
Nettsted: rumi.coach/support

Vi bestreber oss på å svare på alle personvernforespørsler innen 5 virkedager.