Privacybeleid

Onze Toewijding aan Uw Privacy

Bij rumi.coach is privacy geen juridisch vinkje — het is het fundament waarop het hele product is gebouwd. U wordt gevraagd eerlijk te zijn over uw innerlijke leven, uw doelen, uw angsten en uw worstelingen. Dat vereist een omgeving van volledig vertrouwen. Dit privacybeleid legt precies uit wat we verzamelen, waarom we het verzamelen, wat we niet verzamelen en hoe u te allen tijde de controle behoudt.

Dit beleid is van toepassing op uw gebruik van de rumi.coach website, webapplicatie, iOS-applicatie en Android-applicatie (gezamenlijk de "Dienst"), geëxploiteerd door Rumi Labs, Lda, een Portugese besloten vennootschap met maatschappelijke zetel te Travessa Velha do Picoto 125, 3700-638 Cesar ("rumi.coach", "wij", "ons" of "onze").

rumi.coach is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonlijke gegevens die in dit beleid worden beschreven, zoals gedefinieerd onder Verordening (EU) 2016/679 (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, "AVG").

1. Welke Gegevens Wij Verzamelen en Waarom

1.1 Gegevens die U Verstrekt bij Accountregistratie

Wanneer u een rumi.coach account aanmaakt, vragen wij om de volgende informatie:

Wij vragen bij aanmelding niet om uw volledige wettelijke naam, telefoonnummer of huisadres. Uw voorkeursnaam is de enige naam die wij bewaren. (U kunt eventueel later een telefoonnummer toevoegen — zie Sectie 1.2.)

1.2 Gegevens Verzameld Tijdens het Gebruik van de Dienst

Audio van stemsessies: Uw stem wordt in realtime verwerkt tijdens een sessie om coachingsreacties en gestructureerde output (gewoonten, prioriteiten, doelen, reflecties) te genereren. Stemaudio wordt nooit opgeslagen. Het wordt volledig in het geheugen verwerkt en permanent verwijderd zodra uw sessie eindigt. Wij bewaren geen opnames van enige sessie.

Sessie-outputs (Dashboardgegevens): De gestructureerde outputs die tijdens uw sessies worden gegenereerd — zoals gewoontelijsten, doeltrajecten, prioriteiten en reflecties — worden opgeslagen in uw account in de door u gekozen Google Cloud-regio en zijn zichtbaar in uw Visual Clarity Dashboard. U beheert deze gegevens en kunt deze op elk moment geheel of gedeeltelijk verwijderen.

Sessiemetadata: Wij bewaren beperkte technische metadata over sessies, inclusief sessiedatum, duur in minuten en minuten afgetrokken van uw saldo. Dit is vereist om uw minutenabonnement en facturatie nauwkeurig te beheren. De inhoud van uw sessies wordt nooit opgeslagen.

Telefoonnummer (optioneel): U kunt ervoor kiezen om na registratie een telefoonnummer aan uw account toe te voegen. Als u dit doet, gebruiken wij het uitsluitend om u sms-berichten met betrekking tot de Dienst te sturen, op basis van uw toestemming (Art. 6(1)(a)). U kunt uw telefoonnummer op elk moment verwijderen in uw accountinstellingen, waarmee die toestemming ook wordt ingetrokken.

Betalingsinformatie: Wij slaan uw betaalkaartgegevens niet op. Alle abonnements- en betalingsverwerking wordt afgehandeld door onze externe verwerkers, RevenueCat en Paddle, die uw gegevens verwerken onder hun eigen privacybeleid. Wij ontvangen alleen een transactiebevestiging en de laatste vier cijfers van uw kaart ter referentie.

1.3 Automatisch Verzameld Gegevens

Wanneer u onze website bezoekt of de Dienst gebruikt, verzamelen wij automatisch:

Log- en apparaatgegevens: IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem, apparaattype, bezochte pagina's en tijdstempels. Deze gegevens worden gebruikt om de servicebeveiliging te handhaven en technische problemen te diagnosticeren.

Analysegegevens (Google Analytics): Wij gebruiken Google Analytics om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken (niet de in-app ervaring). Google Analytics verzamelt gegevens zoals bezochte pagina's, tijd op de pagina, geschatte geografische locatie (afgeleid van IP-adres) en apparaat-/browserinformatie. Deze gegevens worden geaggregeerd en uitsluitend gebruikt om de website te verbeteren. Wij hebben IP-anonimisering ingeschakeld in onze Google Analytics-configuratie.

Wij gebruiken geen analysehulpmiddelen binnen de coachingapplicatie zelf. Uw gedrag in de app — welke sessies u doet, wat u zegt, hoe u het Dashboard gebruikt — wordt door geen enkel analysehulpmiddel bijgehouden.

2. Gegevensopslag en Locatie

Bij het aanmaken van een account kiest u waar uw persoonlijke accountgegevens worden opgeslagen:

• Europa: Google Cloud europe-west1 (België)
• Verenigde Staten: Google Cloud us-central1 (Iowa)

Uw keuze bepaalt de primaire locatie van uw accountgegevens — uw Dashboard-uitvoer, sessiemetadata en accountprofiel — en de regio waar uw spraaksessies in realtime worden verwerkt (onze AI-provider, Google Gemini, draait in beide regio's). Dit is een permanente instelling per account. Als u uw gegevensregio wilt wijzigen, moet u contact met ons opnemen via support@rumi.coach; dit vereist de verwijdering van uw huidige account en het aanmaken van een nieuw account.

Ongeacht de door u gekozen regio, wordt spraakaudio nooit naar enig opslagsysteem geschreven. Het wordt alleen in het geheugen verwerkt.

Google Cloud is gecertificeerd onder ISO 27001 en SOC 2, en verwerkt gegevens onder een gegevensverwerkingsovereenkomst die voldoet aan de AVG-vereisten.

3. Internationale Gegevensoverdracht

Als u ervoor kiest om uw gegevens op te slaan in de Verenigde Staten (Iowa), zullen uw persoonlijke gegevens worden overgedragen naar en verwerkt in de Verenigde Staten, waarvan de Europese Commissie niet heeft vastgesteld dat deze een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming biedt als de EU.

Om ervoor te zorgen dat uw gegevens beschermd blijven, vertrouwen wij op de Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie als het wettelijke doorgiftemechanisme voor gegevens die in de Amerikaanse regio worden verwerkt. U kunt een kopie van de toepasselijke SCC's aanvragen door contact met ons op te nemen via support@rumi.coach.

Als u kiest voor de EU (België) regio, verlaten uw gegevens de Europese Economische Ruimte niet.

4. Juridische Grondslagen voor Verwerking (AVG)

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer wij hiervoor een rechtmatige grondslag hebben onder de AVG. De toepasselijke grondslagen zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b)): Verwerking noodzakelijk om de Dienst aan u te leveren — accountbeheer, sessielevering, Dashboard, facturering.
• Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c)): Verwerking vereist door de wet — leeftijdsverificatie, btw-administratie, naleving van consumentenrechten.
• Gerechtvaardigde belangen (Art. 6(1)(f)): Verwerking noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen — fraudepreventie, beveiligingsmonitoring, servicestabiliteit — wanneer deze belangen niet zwaarder wegen dan uw rechten. Wij wegen onze belangen in elk geval zorgvuldig af tegen uw privacy.
• Toestemming (Art. 6(1)(a)): Waar wij ons baseren op toestemming (bijv. Google Analytics cookies op de website), kunt u die toestemming op elk moment intrekken zonder de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking aan te tasten.

Wij minimaliseren opzettelijk gevoelige gegevens: stemaudio wordt nooit opgeslagen, wij voeren geen biometrische identificatie uit en wij bouwen geen gezondheidsprofielen op of leiden geen gezondheidsgerelateerde kenmerken over u af. Echter, wat u kiest te zeggen in een sessie — en alle reflecties die u kiest op te slaan in uw Dashboard — kunnen informatie over uw emotionele welzijn onthullen. Waar inhoud die u aanlevert bijzondere categorieën van persoonsgegevens omvat (AVG Art. 9), verwerken wij deze uitsluitend om de Dienst aan u te leveren, op basis van uw uitdrukkelijke toestemming (Art. 9(2)(a)) die u geeft bij het aanmaken van uw account. U kunt die toestemming op elk moment intrekken door de betreffende inhoud of uw account te verwijderen.

5. Hoe Wij Uw Gegevens Gebruiken

Wij gebruiken de gegevens die wij verzamelen uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Aanbieden en onderhouden van de Dienst: Het leveren van stemcoachingsessies, het genereren van Dashboard-output, het beheren van uw account en het verwerken van facturering.
• Beheren van uw minutenaldo: Het bijhouden van de sessieduur en het aftrekken van minuten van uw tegoed.
• Klantenservice: Het beantwoorden van uw vragen en het oplossen van problemen die u bij ons aankaart.
• Beveiliging van de Dienst en fraudepreventie: Het detecteren en voorkomen van ongeoorloofde toegang, misbruik of frauduleus gebruik van de Dienst.
• Wettelijke naleving: Het voldoen aan onze verplichtingen onder de Portugese, EU- en toepasselijke belastingwetgeving.
• Website-analyse: Begrijpen hoe bezoekers onze openbare website gebruiken om deze te verbeteren (via Google Analytics, met uw toestemming).
• Dienstcommunicatie: Het sturen van transactionele e-mails zoals abonnementsbevestigingen, betalingsbewijzen, minuten-saldo waarschuwingen en beleidsupdates.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor:

• Adverteren of retargeting
• Verkoop aan derden
• Trainen van AI-modellen (uw sessies worden niet gebruikt om welk model dan ook te trainen, inclusief de AI die rumi.coach aandrijft)
• Profilering voor geautomatiseerde besluitvorming die juridische of significante gevolgen heeft

6. Met Wie Wij Uw Gegevens Delen

Wij verkopen uw persoonlijke gegevens niet. Wij delen deze alleen in de volgende beperkte omstandigheden:

Dienstverleners (gegevensverwerkers): Wij werken samen met een klein aantal vertrouwde externe providers die gegevens namens ons verwerken onder strikte contractuele verplichtingen:

• Google Cloud Platform — cloudinfrastructuur en gegevensopslag
• Google (Gemini, op Google Cloud) — real-time stemtranscriptie en AI-antwoordgeneratie tijdens sessies, uitgevoerd in de door u gekozen dataregio (EU — België, of VS — Iowa). Steminformatie wordt vluchtig verwerkt om uw sessie mogelijk te maken en wordt nooit opgeslagen of gebruikt om modellen te trainen.
• RevenueCat — beheer van abonnementsstatus
• Google Analytics — websiteanalyse (geanonimiseerd, met uw cookietoestemming)
• SMTP2GO en SendGrid — e-mailbezorging (de één dient als back-up voor de ander)
• Twilio — sms-bezorging, alleen als u een telefoonnummer aan uw account toevoegt

Alle verwerkers zijn gebonden aan AVG-compatibele gegevensverwerkingsovereenkomsten en mogen uw gegevens alleen verwerken voor het specifieke doel dat wij instrueren.

Betalingsplatforms (onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken): Aankopen worden gefactureerd door Apple (App Store), Google (Google Play), of Paddle (geregistreerde handelaar voor websiteaankopen). Deze platforms verwerken uw betalings- en factureringsgegevens onder hun eigen privacybeleid, en rumi.coach ontvangt of bewaart nooit uw volledige betaalkaartgegevens. Wanneer deze platforms gegevens buiten de EER verwerken, doen zij dit onder hun eigen AVG-overdrachtsgaranties.

Wettelijke vereisten: Wij kunnen uw gegevens openbaar maken indien dit vereist is door de wet, een gerechtelijk bevel of een ander juridisch proces, of indien dit noodzakelijk is om de rechten, veiligheid of eigendommen van rumi.coach of anderen te beschermen. Wij zullen u van een dergelijke openbaarmaking op de hoogte stellen, indien dit wettelijk is toegestaan.

Bedrijfsoverdrachten: In het geval van een fusie, overname of verkoop van ons bedrijf, geheel of gedeeltelijk, kunnen uw gegevens worden overgedragen als onderdeel van die transactie. Wij zullen u hiervan van tevoren op de hoogte stellen en uw rechten onder dit Beleid blijven van toepassing.

7. Gegevensbewaring

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zoals wettelijk vereist.

Wanneer u uw account verwijdert, worden alle persoonsgegevens binnen 30 dagen permanent verwijderd, behalve wanneer wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren (bijv. betalingsgegevens voor belastingdoeleinden).

8. Cookies

Wij gebruiken cookies alleen op onze openbare website. Wij gebruiken geen cookies binnen de coachingapplicatie, behalve wat strikt noodzakelijk is voor authenticatie en sessiebeveiliging.

Strikt noodzakelijke cookies: Noodzakelijk voor het functioneren van de website en applicatie — authenticatie, beveiligingstokens, sessiestatus. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld.

Analytische cookies (Google Analytics): Worden gebruikt om te begrijpen hoe bezoekers onze openbare website navigeren. Deze worden alleen geplaatst met uw toestemming via onze cookiebanner. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken of wijzigen via Cookie-instellingen.

Wij gebruiken geen advertentiecookies, tracking pixels of marketingcookies van derden.

De cookies die wij gebruiken zijn:

Bovenstaande cookieduur is de maximale levensduur van de cookie in uw browser. De analysedata zelf wordt door Google Analytics maximaal 14 maanden bewaard (zie Sectie 7).

9. Uw Rechten onder de AVG

Als betrokkene onder de AVG heeft u de volgende rechten, die u te allen tijde kunt uitoefenen:

• Recht op inzage (Art. 15): Vraag een kopie aan van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
• Recht op rectificatie (Art. 16): Vraag om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op wissing (Art. 17): Vraag om verwijdering van uw persoonsgegevens ("recht om vergeten te worden"), onder voorbehoud van onze wettelijke bewaartermijnen.
• Recht op beperking (Art. 18): Verzoek dat wij de verwerking van uw gegevens in bepaalde omstandigheden beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (Art. 20): Vraag uw gegevens aan in een gestructureerd, machineleesbaar formaat om over te dragen naar een andere dienst.
• Recht van bezwaar (Art. 21): Maak bezwaar tegen verwerking op basis van legitieme belangen, inclusief directe marketing.
• Recht om toestemming in te trekken: Indien de verwerking is gebaseerd op toestemming (bijv. analysecookies), kunt u deze te allen tijde intrekken.
• Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming (Art. 22): Wij nemen geen geautomatiseerde beslissingen die juridische of vergelijkbare significante gevolgen voor u hebben.

Hoe u uw rechten uitoefent: U kunt al de bovengenoemde rechten uitoefenen via uw accountinstellingen, of door contact met ons op te nemen via support@rumi.coach. Wij reageren binnen 30 dagen. Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek verwerken.

Recht om een klacht in te dienen: Indien u van mening bent dat wij uw gegevens niet rechtmatig hebben verwerkt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Portugese gegevensbeschermingsautoriteit:

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD)
Rua de São Bento, 148-3º
1200-821 Lisboa, Portugal
www.cnpd.pt

U kunt ook contact opnemen met de gegevensbeschermingsautoriteit in uw land van verblijf indien u zich in een andere EU-lidstaat bevindt.

10. Gegevensbeveiliging

We implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of vernietiging. Deze omvatten:

• Versleuteling van gegevens tijdens overdracht (TLS) en in rust (AES-256) op Google Cloud
• Toegangscontroles die beperken wie binnen ons team toegang heeft tot persoonsgegevens
• Regelmatige beveiligingsaudits
• Alleen-in-geheugen verwerking van stemaudio zonder schrijfbewerkingen naar enig opslagsysteem

Geen enkel systeem is volkomen veilig. Als wij kennis krijgen van een datalek dat waarschijnlijk uw rechten en vrijheden zal beïnvloeden, zullen wij de CNPD binnen 72 uur op de hoogte stellen en u zonder onnodige vertraging informeren, zoals vereist door AVG Art. 33–34.

11. Privacy van Kinderen

De Dienst is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonlijke gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Als wij erachter komen dat wij per ongeluk gegevens hebben verzameld van een gebruiker jonger dan 16 jaar, zullen wij die gegevens onmiddellijk verwijderen en het account sluiten. Als u denkt dat een kind jonger dan 16 jaar een account heeft aangemaakt, neem dan contact met ons op via support@rumi.coach.

12. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Als we materiële wijzigingen aanbrengen, zullen we u per e-mail informeren ten minste 14 dagen voordat het nieuwe beleid van kracht wordt. Het bijgewerkte beleid zal altijd beschikbaar zijn op rumi.coach/privacy-policy. Uw voortgezet gebruik van de Dienst na de ingangsdatum vormt acceptatie van het bijgewerkte beleid. Als u niet akkoord gaat, kunt u uw account verwijderen voordat de wijzigingen van kracht worden.

13. Contact

Voor alle privacygerelateerde vragen, verzoeken van betrokkenen of zorgen, kunt u contact met ons opnemen:

Rumi Labs, Lda
Travessa Velha do Picoto 125, 3700-638 Cesar
Cesar, Portugal

E-mail: support@rumi.coach
Website: rumi.coach/support

We streven ernaar om binnen 5 werkdagen op alle privacyvragen te reageren.