Politique de confidentialité

Notre Engagement envers Votre Vie Privée

Chez rumi.coach, la vie privée n'est pas une simple case à cocher légale — c'est le fondement sur lequel l'ensemble du produit est construit. Il vous est demandé de parler honnêtement de votre vie intérieure, de vos objectifs, de vos peurs et de vos difficultés. Cela exige un environnement de confiance totale. Cette Politique de Confidentialité explique précisément ce que nous collectons, pourquoi nous le collectons, ce que nous ne collectons pas, et comment vous gardez le contrôle à tout moment.

Cette Politique s'applique à votre utilisation du site web, de l'application web, de l'application iOS et de l'application Android de rumi.coach (collectivement, le « Service »), exploités par Rumi Labs, Lda, une société à responsabilité limitée constituée au Portugal avec son siège social à Travessa Velha do Picoto 125, 3700-638 Cesar (« rumi.coach », « nous » ou « notre »).

rumi.coach est le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette Politique, tel que défini par le Règlement (UE) 2016/679 (le Règlement Général sur la Protection des Données, « RGPD »).

1. Quelles données nous collectons et pourquoi

1.1 Données que vous fournissez lors de l'inscription au compte

Lorsque vous créez un compte rumi.coach, nous vous demandons les informations suivantes :

Nous ne demandons pas votre nom légal complet, votre numéro de téléphone ou votre adresse personnelle lors de l'inscription. Votre nom préféré est le seul nom que nous détenons. (Vous pouvez éventuellement ajouter un numéro de téléphone plus tard — voir la Section 1.2.)

1.2 Données collectées lors de l'utilisation du Service

Audio des sessions vocales : Votre voix est traitée en temps réel pendant une session pour générer des réponses de coaching et des sorties structurées (habitudes, priorités, objectifs, réflexions). L'audio vocal n'est jamais stocké. Il est traité entièrement en mémoire et supprimé définitivement dès la fin de votre session. Nous ne conservons aucun enregistrement de session.

Résultats des sessions (données du tableau de bord) : Les résultats structurés générés lors de vos sessions — tels que les listes d'habitudes, les feuilles de route d'objectifs, les priorités et les réflexions — sont stockés dans votre compte sur la région Google Cloud que vous avez choisie et sont visibles dans votre Tableau de bord de clarté visuelle. Vous contrôlez ces données et pouvez les supprimer en tout ou en partie à tout moment.

Métadonnées de session : Nous stockons des métadonnées techniques limitées concernant les sessions, y compris la date de session, la durée en minutes et les minutes déduites de votre solde. Ceci est nécessaire pour gérer avec précision votre allocation de minutes et votre facturation. Le contenu de vos sessions n'est jamais stocké.

Numéro de téléphone (facultatif) : Vous pouvez choisir d'ajouter un numéro de téléphone à votre compte après l'inscription. Si vous le faites, nous l'utilisons uniquement pour vous envoyer des messages SMS liés au Service, sur la base de votre consentement (Art. 6(1)(a)). Vous pouvez supprimer votre numéro de téléphone à tout moment dans les paramètres de votre compte, ce qui retire également ce consentement.

Informations de paiement : Nous ne stockons pas les détails de votre carte de paiement. Toutes les opérations d'abonnement et de traitement des paiements sont gérées par nos processeurs tiers, RevenueCat et Paddle, qui traitent vos données conformément à leurs propres politiques de confidentialité. Nous ne recevons qu'une confirmation de transaction et les quatre derniers chiffres de votre carte à titre de référence.

1.3 Données collectées automatiquement

Lorsque vous visitez notre site web ou utilisez le Service, nous collectons automatiquement :

Données de journal et d'appareil : Adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation, type d'appareil, pages visitées et horodatages. Ces données sont utilisées pour maintenir la sécurité du service et diagnostiquer les problèmes techniques.

Données analytiques (Google Analytics) : Nous utilisons Google Analytics pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site web (pas l'expérience in-app). Google Analytics collecte des données telles que les pages visitées, le temps passé sur la page, la localisation géographique approximative (dérivée de l'adresse IP) et les informations sur l'appareil/le navigateur. Ces données sont agrégées et utilisées uniquement pour améliorer le site web. Nous avons activé l'anonymisation de l'IP dans notre configuration Google Analytics.

Nous n'utilisons pas d'analyse à l'intérieur de l'application de coaching elle-même. Votre comportement in-app — quelles sessions vous faites, ce que vous dites, comment vous utilisez le Tableau de bord — n'est suivi par aucun outil d'analyse.

2. Stockage et Emplacement des Données

Lors de la création du compte, vous choisissez l'endroit où vos données de compte personnelles sont stockées :

• Europe : Google Cloud europe-west1 (Belgique)
• États-Unis : Google Cloud us-central1 (Iowa)

Votre choix détermine l'emplacement principal de vos données de compte — vos sorties de tableau de bord, les métadonnées de session et le profil du compte — et la région où vos sessions vocales sont traitées en temps réel (notre fournisseur d'IA, Google Gemini, fonctionne dans les deux régions). Il s'agit d'un paramètre permanent par compte. Si vous souhaitez modifier votre région de données, vous devez nous contacter à support@rumi.coach ; cela nécessitera la suppression de votre compte actuel et la création d'un nouveau compte.

Quelle que soit la région que vous avez choisie, l'audio vocal n'est jamais écrit sur aucun système de stockage, nulle part. Il est traité uniquement en mémoire.

Google Cloud est certifié ISO 27001 et SOC 2, et traite les données conformément à un addendum sur le traitement des données qui respecte les exigences du RGPD.

3. Transferts Internationaux de Données

Si vous choisissez de stocker vos données aux États-Unis (Iowa), vos données personnelles seront transférées et traitées aux États-Unis, un pays dont la Commission européenne n'a pas déterminé qu'il offre un niveau de protection des données équivalent à celui de l'UE.

Pour garantir que vos données restent protégées, nous nous basons sur les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne comme mécanisme de transfert légal pour les données traitées dans la région des États-Unis. Vous pouvez demander une copie des CCT applicables en nous contactant à support@rumi.coach.

Si vous choisissez la région UE (Belgique), vos données ne quittent pas l'Espace Économique Européen.

4. Bases légales du traitement (RGPD)

Nous traitons vos données personnelles uniquement lorsque nous disposons d'une base légale pour le faire en vertu du RGPD. Les bases applicables sont :

• Exécution du contrat (Art. 6(1)(b)) : Traitement nécessaire pour vous fournir le Service — gestion de compte, livraison de sessions, Tableau de bord, facturation.
• Obligation légale (Art. 6(1)(c)) : Traitement requis par la loi — vérification de l'âge, registres de TVA, conformité aux droits des consommateurs.
• Intérêts légitimes (Art. 6(1)(f)) : Traitement nécessaire à nos intérêts commerciaux légitimes — prévention de la fraude, surveillance de la sécurité, stabilité du service — lorsque ces intérêts ne sont pas supplantés par vos droits. Nous pesons soigneusement nos intérêts par rapport à votre vie privée dans chaque cas.
• Consentement (Art. 6(1)(a)) : Lorsque nous nous basons sur le consentement (par exemple, les cookies Google Analytics sur le site web), vous pouvez retirer ce consentement à tout moment sans affecter la légalité du traitement effectué avant le retrait.

Nous minimisons délibérément les données sensibles : l'audio vocal n'est jamais stocké, nous n'effectuons pas d'identification biométrique et nous ne créons pas de profils de santé ni n'inférons de caractéristiques liées à la santé vous concernant. Cependant, ce que vous choisissez de dire lors d'une session — et toute réflexion que vous choisissez d'enregistrer sur votre Tableau de bord — peut révéler des informations sur votre bien-être émotionnel. Lorsque le contenu que vous fournissez inclut des données de catégorie spéciale (RGPD Art. 9), nous les traitons uniquement pour vous fournir le Service, sur la base de votre consentement explicite (Art. 9(2)(a)) donné lors de la création de votre compte. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en supprimant le contenu pertinent ou votre compte.

5. Comment nous utilisons vos données

Nous utilisons les données que nous collectons aux seules fins suivantes :

• Fourniture et maintenance du Service : Dispenser des sessions de coaching vocal, générer les résultats du Tableau de bord, gérer votre compte et traiter la facturation.
• Gestion de votre solde de minutes : Suivre la durée des sessions et déduire les minutes de votre forfait.
• Support client : Répondre à vos questions et résoudre les problèmes que vous nous soumettez.
• Sécurité du Service et prévention de la fraude : Détecter et prévenir les accès non autorisés, les abus ou l'utilisation frauduleuse du Service.
• Conformité légale : Respecter nos obligations en vertu du droit portugais, de l'UE et de la législation fiscale applicable.
• Analyse du site web : Comprendre comment les visiteurs utilisent notre site web public pour l'améliorer (via Google Analytics, avec votre consentement).
• Communications de service : Vous envoyer des e-mails transactionnels tels que des confirmations d'abonnement, des reçus de paiement, des avertissements de solde de minutes et des mises à jour de politique.

Nous n'utilisons pas vos données pour :

• La publicité ou le reciblage
• La vente à des tiers
• L'entraînement de modèles d'IA (vos sessions ne sont pas utilisées pour entraîner un quelconque modèle, y compris l'IA qui alimente rumi.coach)
• Le profilage pour la prise de décision automatisée produisant des effets juridiques ou significatifs

6. Avec qui nous partageons vos données

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous les partageons uniquement dans les circonstances limitées suivantes :

Fournisseurs de services (sous-traitants) : Nous travaillons avec un petit nombre de fournisseurs tiers de confiance qui traitent les données en notre nom en vertu d'obligations contractuelles strictes :

• Google Cloud Platform — infrastructure cloud et stockage de données
• Google (Gemini, sur Google Cloud) — transcription vocale en temps réel et génération de réponses par IA pendant les sessions, exécuté dans la région de données que vous avez choisie (UE — Belgique, ou US — Iowa). Le contenu vocal est traité de manière transitoire pour alimenter votre session et n'est jamais stocké ni utilisé pour entraîner des modèles.
• RevenueCat — gestion de l'état des abonnements
• Google Analytics — analyses de site web (anonymisées, avec votre consentement aux cookies)
• SMTP2GO et SendGrid — livraison d'e-mails (l'un sert de sauvegarde à l'autre)
• Twilio — livraison de SMS, uniquement si vous ajoutez un numéro de téléphone à votre compte

Tous les sous-traitants sont liés par des accords de traitement des données conformes au RGPD et ne peuvent traiter vos données que dans le but spécifique que nous leur indiquons.

Plateformes de paiement (responsables de traitement indépendants) : Les achats sont facturés par Apple (App Store), Google (Google Play), ou Paddle (commerçant responsable des achats sur le site web). Ces plateformes traitent vos données de paiement et de facturation conformément à leurs propres politiques de confidentialité, et rumi.coach ne reçoit ni ne stocke jamais les détails complets de votre carte de paiement. Lorsque ces plateformes traitent des données en dehors de l'EEE, elles le font sous leurs propres garanties de transfert RGPD.

Exigences légales : Nous pouvons divulguer vos données si requis par la loi, une ordonnance d'un tribunal ou d'autres procédures légales, ou si nécessaire pour protéger les droits, la sécurité ou la propriété de rumi.coach ou d'autrui. Nous vous informerons de toute divulgation de ce type lorsque la loi nous y autorise.

Transferts d'entreprise : En cas de fusion, d'acquisition ou de vente de tout ou partie de nos activités, vos données peuvent être transférées dans le cadre de cette transaction. Nous vous en informerons à l'avance et vos droits en vertu de la présente Politique continueront de s'appliquer.

7. Conservation des données

Nous ne conservons vos données personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou tel que requis par la loi.

Lorsque vous supprimez votre compte, toutes les données personnelles sont définitivement supprimées dans un délai de 30 jours, sauf si nous sommes légalement tenus de les conserver (par exemple, les historiques de paiement à des fins fiscales).

8. Cookies

Nous utilisons des cookies uniquement sur notre site web public. Nous n'utilisons pas de cookies à l'intérieur de l'application de coaching, au-delà de ce qui est strictement nécessaire pour l'authentification et la sécurité de la session.

Cookies strictement nécessaires : Requis pour le fonctionnement du site web et de l'application — authentification, jetons de sécurité, état de session. Ceux-ci ne peuvent pas être désactivés.

Cookies d'analyse (Google Analytics) : Utilisés pour comprendre comment les visiteurs naviguent sur notre site web public. Ceux-ci ne sont placés qu'avec votre consentement via notre bannière de cookies. Vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à tout moment via Paramètres des cookies.

Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires, de pixels de suivi ou de cookies marketing tiers.

Les cookies que nous utilisons sont :

Les durées des cookies ci-dessus représentent la durée de vie maximale du cookie dans votre navigateur. Les données d'analyse elles-mêmes sont conservées par Google Analytics pendant un maximum de 14 mois (voir Section 7).

9. Vos droits en vertu du RGPD

En tant que personne concernée par le RGPD, vous disposez des droits suivants, que vous pouvez exercer à tout moment :

• Droit d'accès (Art. 15) : Demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification (Art. 16) : Demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (Art. 17) : Demander la suppression de vos données personnelles (« droit à l'oubli »), sous réserve de nos obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation du traitement (Art. 18) : Demander que nous limitions le traitement de vos données dans certaines circonstances.
• Droit à la portabilité des données (Art. 20) : Demander vos données dans un format structuré et lisible par machine pour les transférer à un autre service.
• Droit d'opposition (Art. 21) : Vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes, y compris tout marketing direct.
• Droit de retirer votre consentement : Lorsque le traitement est fondé sur le consentement (par exemple, les cookies d'analyse), vous pouvez le retirer à tout moment.
• Droit de ne pas faire l'objet d'une décision individuelle automatisée (Art. 22) : Nous ne prenons aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou significatifs à votre égard.

Comment exercer vos droits : Vous pouvez exercer l'un des droits ci-dessus via les paramètres de votre compte ou en nous contactant à support@rumi.coach. Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours. Nous pouvons vous demander de vérifier votre identité avant de traiter votre demande.

Droit d'introduire une réclamation : Si vous estimez que nous n'avons pas traité vos données de manière licite, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité portugaise de protection des données :

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD)
Rua de São Bento, 148-3º
1200-821 Lisboa, Portugal
www.cnpd.pt

Vous pouvez également contacter l'autorité de protection des données de votre pays de résidence si vous êtes situé dans un autre État membre de l'UE.

10. Sécurité des Données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération ou la destruction. Celles-ci incluent :

• Chiffrement des données en transit (TLS) et au repos (AES-256) sur Google Cloud
• Contrôles d'accès limitant les personnes de notre équipe pouvant accéder aux données personnelles
• Audits de sécurité réguliers
• Traitement de l'audio vocal uniquement en mémoire, sans opérations d'écriture sur un système de stockage

Aucun système n'est parfaitement sécurisé. Si nous prenons connaissance d'une violation de données susceptible d'affecter vos droits et libertés, nous en informerons la CNPD dans les 72 heures et vous en informerons sans délai excessif, comme l'exigent les articles 33 à 34 du RGPD.

11. Confidentialité des enfants

Le Service n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de personnes de moins de 16 ans. Si nous apprenons que nous avons par inadvertance collecté des données d'un utilisateur de moins de 16 ans, nous supprimerons ces données et fermerons le compte rapidement. Si vous pensez qu'un enfant de moins de 16 ans a créé un compte, veuillez nous contacter à support@rumi.coach.

12. Modifications à cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Si nous apportons des modifications substantielles, nous vous en informerons par e-mail au moins 14 jours avant l'entrée en vigueur de la nouvelle politique. La politique mise à jour sera toujours disponible à l'adresse rumi.coach/privacy-policy. Votre utilisation continue du Service après la date d'entrée en vigueur constitue l'acceptation de la politique mise à jour. Si vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez supprimer votre compte avant l'entrée en vigueur des modifications.

13. Contact

Pour toute question liée à la confidentialité, demande de personne concernée ou préoccupation, veuillez nous contacter :

Rumi Labs, Lda
Travessa Velha do Picoto 125, 3700-638 Cesar
Cesar, Portugal

E-mail : support@rumi.coach
Site web : rumi.coach/support

Nous nous engageons à répondre à toutes les demandes concernant la confidentialité dans un délai de 5 jours ouvrables.