Datenschutzerklärung

Unser Engagement für Ihre Privatsphäre

Bei rumi.coach ist Datenschutz keine rechtliche Formalität – er ist das Fundament, auf dem das gesamte Produkt aufgebaut ist. Sie werden gebeten, ehrlich über Ihr Innenleben, Ihre Ziele, Ihre Ängste und Ihre Kämpfe zu sprechen. Das erfordert ein Umfeld des vollständigen Vertrauens. Diese Datenschutzrichtlinie erklärt genau, was wir sammeln, warum wir es sammeln, was wir nicht sammeln und wie Sie jederzeit die Kontrolle behalten.

Diese Richtlinie gilt für Ihre Nutzung der rumi.coach Website, Webanwendung, iOS-Anwendung und Android-Anwendung (zusammenfassend der „Dienst“), betrieben von Rumi Labs, Lda, einer privaten Gesellschaft mit beschränkter Haftung, eingetragen in Portugal mit Sitz in Travessa Velha do Picoto 125, 3700-638 Cesar („rumi.coach“, „wir“, „uns“ oder „unser“).

rumi.coach ist der Datenverantwortliche für die in dieser Richtlinie beschriebenen personenbezogenen Daten, wie in der Verordnung (EU) 2016/679 (der Datenschutz-Grundverordnung, „DSGVO“) definiert.

1. Welche Daten wir sammeln und warum

1.1 Daten, die Sie bei der Kontoerstellung angeben

Wenn Sie ein rumi.coach-Konto erstellen, bitten wir Sie um die folgenden Informationen:

Wir fragen bei der Registrierung nicht nach Ihrem vollständigen Namen, Ihrer Telefonnummer oder Ihrer Wohnadresse. Ihr bevorzugter Name ist der einzige Name, den wir speichern. (Sie können optional später eine Telefonnummer hinzufügen – siehe Abschnitt 1.2.)

1.2 Daten, die während der Nutzung des Dienstes erhoben werden

Sprachsitzungs-Audio: Ihre Stimme wird während einer Sitzung in Echtzeit verarbeitet, um Coaching-Antworten und strukturierte Ergebnisse (Gewohnheiten, Prioritäten, Ziele, Reflexionen) zu generieren. Sprach-Audio wird niemals gespeichert. Es wird vollständig im Speicher verarbeitet und im Moment des Sitzungsendes dauerhaft gelöscht. Wir speichern keine Aufzeichnungen von Sitzungen.

Sitzungsergebnisse (Dashboard-Daten): Die während Ihrer Sitzungen generierten strukturierten Ergebnisse – wie Gewohnheitslisten, Ziel-Roadmaps, Prioritäten und Reflexionen – werden in Ihrem Konto in der von Ihnen gewählten Google Cloud-Region gespeichert und sind in Ihrem Visual Clarity Dashboard sichtbar. Sie kontrollieren diese Daten und können jederzeit alle oder Teile davon löschen.

Sitzungsmetadaten: Wir speichern begrenzte technische Metadaten über Sitzungen, einschließlich Sitzungsdatum, Dauer in Minuten und von Ihrem Guthaben abgezogene Minuten. Dies ist erforderlich, um Ihr Minutenkontingent und die Abrechnung genau zu verwalten. Der Inhalt Ihrer Sitzungen wird niemals gespeichert.

Telefonnummer (optional): Sie können nach der Registrierung eine Telefonnummer zu Ihrem Konto hinzufügen. Wenn Sie dies tun, verwenden wir diese ausschließlich, um Ihnen SMS-Nachrichten im Zusammenhang mit dem Dienst zu senden, auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a). Sie können Ihre Telefonnummer jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen entfernen, womit Sie auch Ihre Einwilligung widerrufen.

Zahlungsinformationen: Wir speichern Ihre Zahlungskartendaten nicht. Die gesamte Abonnement- und Zahlungsabwicklung wird von unseren Drittanbietern, RevenueCat und Paddle, durchgeführt, die Ihre Daten gemäß ihren eigenen Datenschutzrichtlinien verarbeiten. Wir erhalten lediglich eine Transaktionsbestätigung und die letzten vier Ziffern Ihrer Karte zu Referenzzwecken.

1.3 Automatisch erhobene Daten

Wenn Sie unsere Website besuchen oder den Dienst nutzen, erfassen wir automatisch:

Protokoll- und Gerätedaten: IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Gerätetyp, besuchte Seiten und Zeitstempel. Diese Daten werden verwendet, um die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten und technische Probleme zu diagnostizieren.

Analysedaten (Google Analytics): Wir verwenden Google Analytics, um zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen (nicht die In-App-Erfahrung). Google Analytics erfasst Daten wie besuchte Seiten, Verweildauer auf der Seite, ungefähren geografischen Standort (abgeleitet von der IP-Adresse) und Geräte-/Browserinformationen. Diese Daten werden aggregiert und ausschließlich zur Verbesserung der Website verwendet. Wir haben die IP-Anonymisierung in unserer Google Analytics-Konfiguration aktiviert.

Wir verwenden keine Analysefunktionen innerhalb der Coaching-Anwendung selbst. Ihr In-App-Verhalten – welche Sitzungen Sie durchführen, was Sie sagen, wie Sie das Dashboard nutzen – wird von keinem Analysetool verfolgt.

2. Datenspeicherung und Standort

Bei der Kontoerstellung wählen Sie, wo Ihre persönlichen Kontodaten gespeichert werden:

• Europa: Google Cloud europe-west1 (Belgien)
• Vereinigte Staaten: Google Cloud us-central1 (Iowa)

Ihre Wahl bestimmt den primären Speicherort Ihrer Kontodaten – Ihre Dashboard-Ausgaben, Sitzungsmetadaten und Ihr Kontoprofil – und die Region, in der Ihre Sprachsitzungen in Echtzeit verarbeitet werden (unser KI-Anbieter, Google Gemini, läuft in beiden Regionen). Dies ist eine permanente Einstellung pro Konto. Wenn Sie Ihre Datenregion ändern möchten, müssen Sie uns unter support@rumi.coach kontaktieren; dies erfordert die Löschung Ihres aktuellen Kontos und die Erstellung eines neuen Kontos.

Unabhängig von Ihrer gewählten Region, wird Sprachaudio niemals in ein Speichersystem geschrieben. Es wird nur im Speicher verarbeitet.

Google Cloud ist nach ISO 27001 und SOC 2 zertifiziert und verarbeitet Daten gemäß einem Datenverarbeitungszusatz, der den GDPR-Anforderungen entspricht.

3. Internationale Datenübertragungen

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Daten in den Vereinigten Staaten (Iowa) zu speichern, werden Ihre personenbezogenen Daten in die Vereinigten Staaten übertragen und dort verarbeitet. Die Europäische Kommission hat nicht festgestellt, dass die Vereinigten Staaten ein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau bieten.

Um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten, verlassen wir uns auf die Standarddatenschutzklauseln (SCCs) der Europäischen Kommission als rechtlichen Übertragungsmechanismus für Daten, die in der US-Region verarbeitet werden. Eine Kopie der anwendbaren SCCs können Sie bei uns anfragen unter support@rumi.coach.

Wenn Sie die Region EU (Belgien) wählen, verlassen Ihre Daten den Europäischen Wirtschaftsraum nicht.

4. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung (DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur dann, wenn wir hierfür eine rechtmäßige Grundlage gemäß DSGVO haben. Die anwendbaren Grundlagen sind:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b): Verarbeitung, die zur Bereitstellung des Dienstes für Sie erforderlich ist — Kontoverwaltung, Sitzungsbereitstellung, Dashboard, Abrechnung.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c): Verarbeitung, die gesetzlich vorgeschrieben ist — Altersüberprüfung, Umsatzsteuerunterlagen, Einhaltung von Verbraucherrechten.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Verarbeitung, die für unsere berechtigten Geschäftsinteressen erforderlich ist — Betrugsprävention, Sicherheitsüberwachung, Dienststabilität — sofern diese Interessen nicht durch Ihre Rechte überwiegen. Wir wägen unsere Interessen in jedem Fall sorgfältig gegen Ihre Privatsphäre ab.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): Wenn wir uns auf die Einwilligung stützen (z. B. Google Analytics-Cookies auf der Website), können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf zu beeinträchtigen.

Wir minimieren bewusst sensible Daten: Sprachaufnahmen werden niemals gespeichert, wir führen keine biometrische Identifizierung durch und erstellen keine Gesundheitsprofile oder leiten gesundheitsbezogene Merkmale über Sie ab. Was Sie jedoch in einer Sitzung sagen – und alle Reflexionen, die Sie in Ihrem Dashboard speichern möchten – kann Informationen über Ihr emotionales Wohlbefinden preisgeben. Wenn von Ihnen bereitgestellte Inhalte besondere Kategorien von Daten (DSGVO Art. 9) umfassen, verarbeiten wir diese ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes für Sie, auf der Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a), die Sie bei der Erstellung Ihres Kontos gegeben haben. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie die entsprechenden Inhalte oder Ihr Konto löschen.

5. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden die von uns gesammelten Daten ausschließlich für die folgenden Zwecke:

• Bereitstellung und Pflege des Dienstes: Durchführung von Sprach-Coaching-Sitzungen, Erstellung von Dashboard-Ausgaben, Verwaltung Ihres Kontos und Abwicklung der Abrechnung.
• Verwaltung Ihres Minutenkontingents: Verfolgung der Sitzungsdauer und Abzug von Minuten von Ihrem Kontingent.
• Kundenbetreuung: Beantwortung Ihrer Fragen und Lösung von Problemen, die Sie uns mitteilen.
• Dienstsicherheit und Betrugsprävention: Erkennung und Verhinderung von unbefugtem Zugriff, Missbrauch oder betrügerischer Nutzung des Dienstes.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Erfüllung unserer Verpflichtungen nach portugiesischem, EU- und anwendbarem Steuerrecht.
• Website-Analyse: Verständnis, wie Besucher unsere öffentliche Website nutzen, um sie zu verbessern (über Google Analytics, mit Ihrer Zustimmung).
• Dienstbezogene Kommunikation: Zusendung von Transaktions-E-Mails wie Abonnementbestätigungen, Zahlungsbelegen, Warnungen zum Minutenkontingent und Richtlinienaktualisierungen.

Wir verwenden Ihre Daten nicht für:

• Werbung oder Retargeting
• Verkauf an Dritte
• Schulung von KI-Modellen (Ihre Sitzungen werden nicht zum Trainieren von Modellen verwendet, einschließlich der KI, die rumi.coach antreibt)
• Profiling für automatisierte Entscheidungsfindung, die rechtliche oder erhebliche Auswirkungen hat

6. Mit wem wir Ihre Daten teilen

Wir verkaufen Ihre persönlichen Daten nicht. Wir teilen sie nur unter den folgenden eingeschränkten Umständen:

Dienstleister (Datenverarbeiter): Wir arbeiten mit einer kleinen Anzahl vertrauenswürdiger Drittanbieter zusammen, die Daten in unserem Auftrag unter strengen vertraglichen Verpflichtungen verarbeiten:

• Google Cloud Platform — Cloud-Infrastruktur und Datenspeicherung
• Google (Gemini, auf Google Cloud) — Echtzeit-Sprachtranskription und KI-Antwortgenerierung während der Sitzungen, ausgeführt in Ihrer gewählten Datenregion (EU — Belgien, oder US — Iowa). Sprachinhalte werden vorübergehend verarbeitet, um Ihre Sitzung zu ermöglichen, und werden niemals gespeichert oder zum Training von Modellen verwendet.
• RevenueCat — Verwaltung des Abonnementstatus
• Google Analytics — Website-Analysen (anonymisiert, mit Ihrer Cookie-Zustimmung)
• SMTP2GO und SendGrid — E-Mail-Zustellung (einer dient als Backup für den anderen)
• Twilio — SMS-Zustellung, nur wenn Sie eine Telefonnummer zu Ihrem Konto hinzufügen

Alle Verarbeiter sind an DSGVO-konforme Datenverarbeitungsvereinbarungen gebunden und dürfen Ihre Daten nur für den von uns angewiesenen spezifischen Zweck verarbeiten.

Zahlungsplattformen (unabhängige Verantwortliche): Käufe werden von Apple (App Store), Google (Google Play) oder Paddle (Vertragshändler für Website-Käufe) abgerechnet. Diese Plattformen verarbeiten Ihre Zahlungs- und Abrechnungsdaten gemäß ihren eigenen Datenschutzrichtlinien, und rumi.coach erhält oder speichert niemals Ihre vollständigen Zahlungskartendaten. Wo diese Plattformen Daten außerhalb des EWR verarbeiten, tun sie dies unter ihren eigenen DSGVO-Transfergarantien.

Gesetzliche Anforderungen: Wir können Ihre Daten offenlegen, wenn dies gesetzlich, durch Gerichtsbeschluss oder ein anderes rechtliches Verfahren erforderlich ist oder wenn dies zum Schutz der Rechte, der Sicherheit oder des Eigentums von rumi.coach oder anderen notwendig ist. Wir werden Sie über eine solche Offenlegung benachrichtigen, sofern dies gesetzlich zulässig ist.

Geschäftsübertragungen: Im Falle einer Fusion, Übernahme oder des Verkaufs unseres gesamten oder eines Teils unseres Geschäfts können Ihre Daten als Teil dieser Transaktion übertragen werden. Wir werden Sie im Voraus benachrichtigen, und Ihre Rechte gemäß dieser Richtlinie bleiben weiterhin gültig.

7. Datenaufbewahrung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden alle personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen dauerhaft gelöscht, außer in Fällen, in denen wir gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind (z. B. Zahlungsaufzeichnungen für steuerliche Zwecke).

8. Cookies

Wir verwenden Cookies nur auf unserer öffentlichen Webseite. Wir verwenden innerhalb der Coaching-Anwendung keine Cookies, die über das für Authentifizierung und Sitzungssicherheit unbedingt Notwendige hinausgehen.

Unbedingt notwendige Cookies: Erforderlich für die Funktion der Webseite und der Anwendung – Authentifizierung, Sicherheitstoken, Sitzungsstatus. Diese können nicht deaktiviert werden.

Analyse-Cookies (Google Analytics): Werden verwendet, um zu verstehen, wie Besucher unsere öffentliche Webseite nutzen. Diese werden nur mit Ihrer Zustimmung über unser Cookie-Banner platziert. Sie können Ihre Zustimmung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen oder ändern.

Wir verwenden keine Werbe-Cookies, Tracking-Pixel oder Marketing-Cookies von Drittanbietern.

Die von uns verwendeten Cookies sind:

Die oben genannten Cookie-Dauern sind die maximale Lebensdauer des Cookies in Ihrem Browser. Die Analysedaten selbst werden von Google Analytics für bis zu 14 Monate gespeichert (siehe Abschnitt 7).

9. Ihre Rechte unter der DSGVO

Als betroffene Person nach der DSGVO haben Sie jederzeit die folgenden Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15): Fordern Sie eine Kopie der personenbezogenen Daten an, die wir über Sie speichern.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16): Fordern Sie die Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten an.
• Recht auf Löschung (Art. 17): Fordern Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten („Recht auf Vergessenwerden“) an, vorbehaltlich unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18): Fordern Sie unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten an.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): Fordern Sie Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format an, um sie an einen anderen Dienst zu übertragen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21): Widersprechen Sie der Verarbeitung, die auf berechtigten Interessen beruht, einschließlich Direktmarketing.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (z.B. Analyse-Cookies), können Sie diese jederzeit widerrufen.
• Recht, nicht einer automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen zu werden (Art. 22): Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche oder erhebliche Auswirkungen haben.

So üben Sie Ihre Rechte aus: Sie können Ihre oben genannten Rechte über Ihre Kontoeinstellungen oder durch Kontaktaufnahme mit uns unter support@rumi.coach ausüben. Wir werden innerhalb von 30 Tagen antworten. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu überprüfen, bevor wir Ihre Anfrage bearbeiten.

Recht auf Beschwerde: Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Daten nicht rechtmäßig behandelt haben, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der portugiesischen Datenschutzbehörde einzureichen:

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD)
Rua de São Bento, 148-3º
1200-821 Lisboa, Portugal
www.cnpd.pt

Sie können sich auch an die Datenschutzbehörde Ihres Wohnsitzlandes wenden, wenn Sie sich in einem anderen EU-Mitgliedstaat befinden.

10. Datensicherheit

Wir implementieren geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören:

• Verschlüsselung von Daten während der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand (AES-256) auf Google Cloud
• Zugriffskontrollen, die den Personenkreis in unserem Team einschränken, der auf personenbezogene Daten zugreifen kann
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen
• Verarbeitung von Sprachdaten ausschließlich im Arbeitsspeicher, ohne Schreibvorgänge auf Speichersysteme

Kein System ist vollkommen sicher. Sollten wir Kenntnis von einer Datenschutzverletzung erlangen, die voraussichtlich Ihre Rechte und Freiheiten beeinträchtigt, werden wir die CNPD innerhalb von 72 Stunden benachrichtigen und Sie unverzüglich informieren, wie in DSGVO Art. 33–34 vorgeschrieben.

11. Kinderdatenschutz

Der Dienst richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erfassen wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16 Jahren. Sollten wir Kenntnis davon erlangen, dass wir versehentlich Daten von einem Nutzer unter 16 Jahren erfasst haben, werden wir diese Daten unverzüglich löschen und das Konto schließen. Wenn Sie glauben, dass ein Kind unter 16 Jahren ein Konto erstellt hat, kontaktieren Sie uns bitte unter support@rumi.coach.

12. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wenn wir wesentliche Änderungen vornehmen, werden wir Sie mindestens 14 Tage vor Inkrafttreten der neuen Richtlinie per E-Mail benachrichtigen. Die aktualisierte Richtlinie wird immer unter rumi.coach/privacy-policy verfügbar sein. Ihre fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach dem Inkrafttreten stellt die Annahme der aktualisierten Richtlinie dar. Wenn Sie nicht zustimmen, können Sie Ihr Konto löschen, bevor die Änderungen in Kraft treten.

13. Kontakt

Für alle datenschutzbezogenen Fragen, Anfragen von betroffenen Personen oder Bedenken kontaktieren Sie uns bitte:

Rumi Labs, Lda
Travessa Velha do Picoto 125, 3700-638 Cesar
Cesar, Portugal

E-Mail: support@rumi.coach
Webseite: rumi.coach/support

Wir bemühen uns, alle datenschutzbezogenen Anfragen innerhalb von 5 Werktagen zu beantworten.